Dokumententypen: Fristen und Kategorien festlegen

Mit Dokumententypen ordnen Sie Ihre Dokumente fachlich ein und steuern gleichzeitig Sperr- und Löschfristen. Neben neuen Typen können Sie auch bestehende Typen anpassen und auf Wunsch die Fristen bereits archivierter Belege nach hinten verschieben.

1. Wofür Dokumententypen da sind

1. Fachliche Einordnung
   Jeder Beleg erhält genau einen Dokumenttyp, z. B. Rechnung, Vertrag oder Sonstige.
2. Fristen steuern
   Über den Typ legen Sie fest, wie lange ein Dokument gesperrt bleibt und wann es später automatisch in den Papierkorb verschoben werden darf.
3. Struktur im Archiv
   Typen helfen beim Filtern, Suchen und Auswerten.

2. Typen aufrufen und verwalten

1. Öffnen Sie in der linken Navigation den Bereich „Typen“.

2. Dort sehen Sie vorhandene Typen mit der Anzahl zugeordneter Dokumente.

3. Vordefinierte Typen können bearbeitet, aber nicht gelöscht werden.

4. Eigene Typen können Sie zusätzlich anlegen und wieder entfernen.

3. Neuen Dokumenttyp erstellen

1. Klicken Sie auf den grünen „+“-Button.

2. Geben Sie einen Namen für den Typ ein.

3. Legen Sie die Sperrfrist fest.

4. Bestimmen Sie optional, nach welchem Zeitraum das Dokument nach Ablauf der Sperrfrist automatisch in den Papierkorb verschoben werden soll.

5. Speichern Sie den Typ.

4. Sperr- und Löschfristen verstehen

1. Sperrfrist
   Während der Sperrfrist kann ein Dokument nicht endgültig gelöscht werden.
2. Gesperrt-bis-Datum
   Dieses Datum wird anhand des Dokumentdatums und der Typkonfiguration berechnet.
3. Automatisches Verschieben in den Papierkorb
   Nach Ablauf der Sperrfrist kann zusätzlich ein Zeitraum definiert werden, nach dem das Dokument automatisch in den Papierkorb wandert.
4. Nie verkürzen
   Bereits bestehende Sperrfristen werden nicht nach vorne verkürzt.

5. Bestehende Typen ändern

1. Typ bearbeiten
   Öffnen Sie beim gewünschten Typ die Bearbeitungsfunktion.
2. Sperr- und Löschfristen ändern
   Passen Sie dort Fristen und andere Einstellungen an.
3. Auf bestehende Belege anwenden
   Wenn Sie möchten, können Sie die Option „Sperr- und Löschfristen für bestehende Belege aktualisieren“ aktivieren.

4. Wirkung dieser Option

   • vorhandene Sperr- und Löschdaten werden nur nach hinten verschoben

   • bestehende Fristen werden niemals nach vorne verkürzt oder auf ein früheres Datum gesetzt

   • bei „Nicht löschen“ wird ein vorhandenes Löschdatum entfernt

6. Dokumenttyp einem Dokument zuweisen

1. Beim Archivieren
   Im Posteingang wählen Sie vor dem Archivieren den passenden Typ aus.
2. Nachträglich ändern
   Auch archivierte Dokumente können über die Detailansicht einem anderen Typ zugeordnet werden.
3. Auswirkung auf Fristen
   Eine Anpassung kann Fristen verlängern oder bei aktivierter Typ-Option bestehende Löschlogik neu ausrichten, aber nicht zu einer verkürzten Aufbewahrung führen.

7. Tipps & Best Practices

1. Typen nicht zu fein aufsplitten
   Legen Sie nur so viele Typen an, wie fachlich wirklich nötig sind.
2. Fristen fachlich abstimmen
   Prüfen Sie Sperr- und Löschfristen gemeinsam mit Ihren steuerlichen oder rechtlichen Anforderungen.
3. Bestehende Belege bewusst aktualisieren
   Aktivieren Sie die Aktualisierung bestehender Belege nur dann, wenn die geänderte Frist tatsächlich rückwirkend gelten soll.
4. Sonstige regelmäßig prüfen
   Dokumente vom Typ „Sonstige“ sind oft ein Hinweis, dass ein besser passender Typ fehlt.

8. Häufige Fragen

Kann ich bestehende Belege bei einer Typänderung mit aktualisieren?

Ja. Dafür gibt es beim Bearbeiten eines Typs die Option „Sperr- und Löschfristen für bestehende Belege aktualisieren“.

Werden bestehende Fristen dadurch verkürzt?

Nein. Vorhandene Sperr- und Löschdaten werden nur nach hinten verschoben.

Was passiert, wenn ich einen eigenen Typ lösche?

Dokumente mit diesem Typ erhalten anschließend den Typ „Sonstige“.

Können vordefinierte Typen gelöscht werden?

Nein. Sie können nur bearbeitet werden.

Mit Dokumententypen in einfachArchiv verbinden Sie fachliche Ordnung und Aufbewahrungslogik. Besonders wichtig ist dabei die Möglichkeit, Friständerungen kontrolliert auch auf bereits archivierte Belege anzuwenden.