Dokumententypen: Fristen und Kategorien festlegen

Dokumentenarten definieren, Aufbewahrungsfristen automatisieren und eine strukturierte Archivierung sicherstellen

Geschrieben von Philip Günther

Mit den Dokumententypen in einfachArchiv kategorisieren Sie Ihre Dokumente und verwalten Aufbewahrungsfristen automatisiert. Jedes Dokument besitzt genau einen Typ – ist keiner definierbar, wird automatisch „Sonstige“ zugewiesen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Dokumententypen anlegen, bearbeiten und effektiv nutzen.

1. Was sind Dokumententypen?

  1. Vordefinierte Typen
    einfachArchiv enthält bereits einige Typen wie Rechnung, Vertrag oder Lohnauswertung. Diese vordefinierten Typen können Sie bearbeiten, jedoch nicht löschen. Bei ihnen ist kein Löschen-Symbol sichtbar.

  2. Eigene Typen anlegen
    Sie können weitere Typen definieren, etwa Projektunterlagen, Kostenstellenreport oder Gutschrift externe Partner. So passen Sie einfachArchiv an Ihre spezifischen Anforderungen an.

  3. Standardtyp „Sonstige“
    Wenn ein Dokument keinem anderen Typ zugeordnet wird, erhält es automatisch den Typ „Sonstige“.

  4. Anzeige zugehöriger Dokumente
    In der Typen-Übersicht werden die bereits zugeordneten Dokumente pro Typ als Anzahl angezeigt. Klicken Sie auf einen Typ, um alle Dokumente dieses Typs zu sehen.

2. Dokumententypen aufrufen

  1. Linke Navigationsleiste
    Klicken Sie auf Typen, um in die Übersicht zu gelangen.

  2. Übersicht aller Typen
    Sie sehen Kacheln mit Name und Anzahl der zugeordneten Dokumente. Bei vordefinierten Typen ist rechts nur ein Bearbeiten-Symbol (Stift) sichtbar; ein Lösch-Symbol wird nicht angezeigt.

  3. Typen löschen
    Nur selbst erstellte Typen lassen sich löschen. Sobald Sie einen solchen Typ entfernen, erhalten Dokumente, die diesem Typ zugeordnet waren, automatisch den Typ „Sonstige“.

3. Neuen Dokumententyp erstellen

  1. Neuer Typ
    Klicken Sie unten rechts auf den grünen „+“-Button. Direkt danach öffnet sich der Dialog „Neuer Typ“.

  2. Name vergeben
    Geben Sie dem Typ einen eindeutigen Namen (z. B. Projektunterlagen 2025, Kostenvoranschlag).

  3. Aufbewahrungsfrist (Sperrfrist)

    • Legen Sie fest, wie lange Dokumente „gesperrt“ bleiben sollen (z. B. „10 Jahre“).

    • einfachArchiv berechnet das „Gesperrt bis“-Datum als 1. 1. des Folgejahres zum Dokumentendatum plus die angegebene Frist.

  4. Automatische Löschung (optional)
    Hier bestimmen Sie, nach wie vielen Monaten nach Ablauf der Sperrfrist Dokumente automatisch endgültig gelöscht werden sollen.

  5. Speichern
    Der neu erstellte Typ erscheint anschließend in der Übersicht.

4. Sperrfristen und Löschung

  1. Gesetzliche Vorgaben
    Häufig (z. B. für Rechnungen) gilt eine Sperrfrist von 10 Jahren. Je nach Branche und Dokumentenart können andere Fristen notwendig sein.

  2. Datumsermittlung
    Angenommen, das Dokument ist vom 12. 05. 2025 und der Typ hat eine 10-jährige Sperrfrist:

    • Folgejahr ist 2026

    • 1. 1. des Folgejahres = 01. 01. 2026

    • plus 10 Jahre = 01. 01. 2036 (Gesperrt bis)

  3. Fristverlängerung möglich
    Ist ein Dokument einmal archiviert, kann die Sperrfrist durch Wechsel auf einen Typ mit längerer Frist verlängert werden. Eine Verkürzung der Frist ist nicht möglich.

  4. Automatische Löschung
    Sobald die Sperrfrist abgelaufen ist, werden die Dokumente nach Ablauf der eingestellten Zeit automatisch gelöscht.

5. Dokumententyp zuweisen oder ändern

  1. Beim Archivieren
    Bevor Sie ein Dokument aus dem Posteingang archivieren, wählen Sie in der Detailansicht (rechte Seitenleiste) den passenden Dokumententyp aus.

  2. Nach der Archivierung
    Sie können den Typ über die Detailansicht des Dokuments (im Bereich Dokumente) anpassen. Dies führt jedoch nie zu einer Verkürzung der Sperrfrist – nur zu einer eventuellen Verlängerung.

6. Tipps & Best Practices

  1. Vordefinierte Typen anpassen
    Ändern Sie gegebenenfalls die Aufbewahrungsfristen von Standardtypen wie Rechnung oder Vertrag – löschen lassen sich diese Typen jedoch nicht.

  2. Eigene Typen passend benennen
    Wählen Sie aussagekräftige Bezeichnungen wie Supportunterlagen, Angebot global oder Projektabrechnung, damit Benutzer den richtigen Typ schnell erkennen.

  3. Fristen regelmäßig prüfen
    Sollte sich die Gesetzeslage ändern, passen Sie Ihre Dokumententypen zügig an.

  4. Gesperrt bis – kein Zurück
    Eine einmal gesetzte Frist kann nachträglich nicht verkürzt werden, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten.

7. Häufige Fragen

Kann ich einen selbst erstellten Dokumententyp löschen, der bereits Dokumenten zugewiesen ist?
Ja. Die betroffenen Dokumente erhalten automatisch den Typ „Sonstige“.

Was passiert, wenn ich die Frist eines bestehenden Typs ändere?
Neue Dokumente, die Sie diesem Typ zuweisen, erhalten die aktualisierte Frist. Bereits archivierte Dokumente behalten ihre ursprüngliche Sperrfrist, es sei denn, Sie ändern bei jedem einzelnen Dokument aktiv den Typ – was ausschließlich eine Fristverlängerung bewirkt.

Wie bestimmt sich das genaue „Gesperrt bis“-Datum bei einer 10-jährigen Frist?
Das Sperrfristende wird immer auf den 1. 1. des Jahres nach dem Dokumentendatum plus die angegebene Anzahl an Jahren festgelegt. Beispiel: Dokument vom 12. 05. 2025 → Beginn 1. 1. 2026 + 10 Jahre = 1. 1. 2036.

Mit Dokumententypen halten Sie gesetzliche und interne Aufbewahrungsfristen ein und geben Ihrer Dokumentenablage eine klare Struktur.