Persönliche E-Mail-Adresse: Dokumente per E-Mail ins Archiv senden

Mit Ihrer persönlichen einfachArchiv-E-Mail-Adresse leiten Sie Rechnungen, Belege und andere Unterlagen direkt in den Posteingang Ihres Unternehmens. Dabei verarbeitet einfachArchiv nicht nur klassische Anhänge, sondern auch E-Mail-Dateien wie EML und MSG sowie optional ZIP-Anhänge.

1. Wo Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse finden

1. Posteingang öffnen: Öffnen Sie den Posteingang und scrollen Sie nach unten.
2. Adresse ablesen: Dort sehen Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse, die eindeutig Ihrem Benutzer und Ihrem aktuellen Unternehmen zugeordnet ist.
3. Unternehmensbezug beachten: Wenn Sie das Unternehmen wechseln, ändert sich auch die zugehörige persönliche Adresse.

2. Was beim E-Mail-Import passiert

1. Normale Anhänge: Enthält eine E-Mail Anhänge wie PDF, JPG oder PNG, wird jeder Anhang als eigenes Dokument im Posteingang angelegt.
2. E-Mail ohne Anhang: Hat die E-Mail keinen Anhang, wird die Nachricht selbst als Dokument übernommen.
3. E-Mail bleibt nachvollziehbar: Zusätzlich bleibt die zugrunde liegende E-Mail mit Betreff, Text und Anhängen nachvollziehbar.
4. Maximal 25 Anhänge: Pro E-Mail werden maximal 25 Anhänge verarbeitet.
5. ZIP-Grenzen beachten: Wenn ZIP-Anhänge automatisch entpackt werden, gelten die ZIP-Grenzen aus dem Posteingang: maximal 250 Dateien pro ZIP, maximal 40 MB pro entpackter Datei und maximal 200 MB Gesamtinhalt nach dem Entpacken.

3. EML- und MSG-Dateien verarbeiten

1. EML-Dateien

   • Laden Sie eine EML-Datei hoch oder senden Sie sie per E-Mail, verarbeitet einfachArchiv deren Inhalt wie eine normale E-Mail.

   • Anhänge werden automatisch extrahiert und als einzelne Dokumente angelegt.

2. MSG-Dateien

   • Outlook-MSG-Dateien werden ebenfalls verarbeitet.

   • Anhänge aus MSG-Dateien werden zuverlässig extrahiert und als eigene Dokumente abgelegt.

   • Die Nachricht selbst bleibt zusätzlich erhalten und kann später in der Vorschau angezeigt werden.

3. Dateinamen bleiben verständlich: Auch bei EML- und MSG-Dateien versucht einfachArchiv, Dateinamen und Sonderzeichen sauber zu übernehmen.

4. Zusätzliche Regeln für E-Mail-Anhänge

4.1 Bilder in E-Mails ignorieren

Unter Einstellungen → Features können Sie festlegen, dass eingebettete Bilder, z. B. aus Signaturen, nicht als eigene Dokumente importiert werden.

4.2 Quittungen in E-Mails ignorieren

Sie können aktivieren, dass Quittungen aus E-Mails nicht als eigenes Dokument importiert werden, wenn in derselben E-Mail bereits eine Rechnung enthalten ist. Das reduziert unnötige Doppelimporte.

4.3 ZIP-Anhänge in E-Mails entpacken

Optional können ZIP-Anhänge aus eingehenden E-Mails automatisch entpackt werden.

• Lässt sich die ZIP-Datei erfolgreich entpacken, werden die enthaltenen Dateien einzeln im Posteingang angelegt.

• Beim Entpacken gelten maximal 250 Dateien pro ZIP, maximal 40 MB pro entpackter Datei und maximal 200 MB Gesamtinhalt nach dem Entpacken.

• Kann die ZIP-Datei nicht entpackt werden oder überschreitet sie eine dieser Grenzen, bleibt sie als ZIP-Datei im Posteingang erhalten.

5. Neue E-Mail-Adresse anfordern

Wenn Ihre persönliche Adresse kompromittiert wurde oder unerwünschte Nachrichten empfängt, können Sie direkt im Posteingang eine neue Adresse anfordern:

1. Klicken Sie neben der Adresse auf das Zahnrad-Icon.

2. Wählen Sie „Neue E-Mail-Adresse anfordern“.

3. Die bisherige Adresse wird sofort deaktiviert.

Wichtig: Passen Sie danach bestehende Weiterleitungsregeln in Ihrem E-Mail-Programm an.

6. Automatische Weiterleitung per E-Mail-Regel

1. Regel im Mail-Programm anlegen: Richten Sie in Outlook, Gmail oder einem anderen Mail-Programm eine Weiterleitung an Ihre persönliche einfachArchiv-Adresse ein.

2. Geeignete Kriterien wählen: Typische Regeln sind z. B.:

   • Betreff enthält „Rechnung“

   • Absender ist ein bekannter Lieferant

   • E-Mail enthält PDF-Anhänge

3. Ablauf beschleunigen: So landen wiederkehrende Belege ohne manuelle Zwischenschritte im Posteingang.

7. Tipps & Best Practices

1. Adresse nicht unnötig weitergeben: Teilen Sie die Adresse nur intern oder mit vertrauenswürdigen Partnern.
2. Importregeln bewusst aktivieren: Prüfen Sie, ob Bild-Ignore, Quittungs-Ignore und ZIP-Entpacken zu Ihrem Arbeitsablauf passen.
3. Neue Formate testen: Wenn Sie mit Outlook-MSG oder EML-Dateien arbeiten, senden Sie zunächst eine Testdatei und prüfen Sie das Ergebnis im Posteingang.
4. Regeln nach Adresswechsel aktualisieren: Nach dem Erstellen einer neuen Adresse funktionieren alte Weiterleitungen nur noch, wenn Sie sie anpassen.

8. Häufige Fragen

Werden MSG-Dateien unterstützt?

Ja. Outlook-MSG-Dateien können verarbeitet werden, inklusive Anhängen.

Was passiert mit ZIP-Anhängen in E-Mails?

Wenn die Team-Funktion dafür aktiv ist, versucht einfachArchiv, die ZIP-Datei automatisch zu entpacken. Falls das nicht möglich ist, bleibt die ZIP-Datei als Dokument erhalten.

Werden Quittungen immer importiert?

Nicht zwingend. Wenn die entsprechende Funktion aktiv ist und gleichzeitig eine Rechnung in derselben E-Mail enthalten ist, kann die Quittung ignoriert werden.

Was geschieht mit mehr als 25 Anhängen?

Es werden maximal 25 Anhänge pro E-Mail verarbeitet.

Mit Ihrer persönlichen einfachArchiv-E-Mail-Adresse machen Sie den E-Mail-Import deutlich robuster und flexibler. Neben klassischen Anhängen lassen sich auch EML- und MSG-Dateien, optionale ZIP-Archive und gezielte Filterregeln zuverlässig in Ihren Posteingang übernehmen.