Dokumente per Link teilen: Freigabelink mit Passwort und Vorschau

Archivierte Dokumente sicher per geheimem Link freigeben, schützen und bei Bedarf wieder deaktivieren

Geschrieben von Philip Günther

Für archivierte Dokumente können Sie in einfachArchiv einen geheimen Freigabelink erzeugen. Dieser Link eignet sich, wenn Sie ein einzelnes Dokument schnell mit externen Empfängern teilen möchten, ohne dafür einen Benutzerzugang anzulegen.

1. Wann die Funktion verfügbar ist

  1. Nur für archivierte Dokumente: Die Freigabe per Link steht nur bei bereits archivierten Dokumenten zur Verfügung.
  2. Aktion in der Dokumentansicht: In der oberen Leiste des Dokuments finden Sie die Aktion „Link teilen“.

  1. Öffnen Sie das archivierte Dokument.

  2. Klicken Sie auf „Link teilen“.

  3. Im Dialog können Sie den geheimen Link erstellen.

  4. Danach lässt sich der Link direkt kopieren.

  1. Optionales Passwort: Im Dialog können Sie ein Passwort setzen.
  2. Passwort später ändern: Ein bestehendes Passwort lässt sich jederzeit aktualisieren.
  3. Passwort entfernen: Wenn der Link wieder ohne Passwort funktionieren soll, können Sie das Passwort entfernen.
  1. Link neu generieren: Damit wird ein neuer geheimer Link erzeugt. Der bisherige Link verliert dadurch seine Gültigkeit.
  2. Link deaktivieren: Wenn die Freigabe beendet werden soll, deaktivieren Sie den Link vollständig.
  1. Dokumentvorschau: Empfänger können das freigegebene Dokument im Browser ansehen.
  2. Download: Das Dokument lässt sich auch herunterladen.
  3. Passwortabfrage: Wenn ein Passwort gesetzt wurde, muss dieses vor dem Zugriff eingegeben werden.

6. Tipps & Best Practices

  1. Nur für einzelne Dokumente verwenden: Der Freigabelink eignet sich besonders für punktuelle Freigaben, nicht als Ersatz für systematische Benutzerrechte.
  2. Bei sensiblen Inhalten Passwort setzen: Gerade bei personenbezogenen oder vertraulichen Unterlagen ist ein zusätzliches Passwort sinnvoll.
  3. Nach externer Nutzung deaktivieren: Beenden Sie Freigaben, sobald sie nicht mehr gebraucht werden.
  4. Bei Unsicherheit neu generieren: Wenn Sie vermuten, dass ein Link weitergegeben wurde, generieren Sie ihn neu.

7. Häufige Fragen

Nein. Die Funktion steht nur für archivierte Dokumente zur Verfügung.

Ja. Das Passwort ist optional und kann später geändert oder entfernt werden.

Was passiert beim Neu-Generieren?

Der alte Link wird ungültig und nur der neue Link funktioniert noch.

Kann ich die Freigabe komplett beenden?

Ja. Dafür gibt es die Aktion „Link deaktivieren“.

Mit dem Freigabelink in einfachArchiv teilen Sie einzelne archivierte Dokumente schnell und kontrolliert. Passwort, Neu-Generierung und Deaktivierung geben Ihnen dabei die nötige Sicherheit für externe Freigaben.