Erste Schritte mit einfachArchiv

Einführung in die Benutzeroberfläche und Grundfunktionen

Geschrieben von Philip Günther

Mit einfachArchiv verwalten Sie Ihre Dokumente digital und revisionssicher. Der Einstieg ist besonders unkompliziert. In diesem Artikel lernen Sie die Grundfunktionen kennen und erhalten Tipps, wie Sie Ihre ersten Dokumente schnell und einfach archivieren.

1. Anmeldung und Profil anlegen

  1. Registrierung
    Wenn Sie noch kein Konto haben, registrieren Sie sich unter einfacharchiv.com. Nach dem Anlegen eines Benutzers können Sie sich direkt in der Web-App anmelden.

    Hinweis: Der Eigentümer eines Unternehmens ist immer der User, der das Unternehmen angelegt hat.

  2. „Mein Profil“ verwalten
    Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und wählen Sie „Mein Profil“. Dort können Sie:

    • Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse bearbeiten

    • Ihr Passwort ändern

    • Die Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) aktivieren

    • Ein Profilbild hochladen oder ändern

    Hinweis: Ihre persönliche einfachArchiv-E-Mail-Adresse, an die Sie Dokumente schicken können, finden Sie ausschließlich unten im Posteingang – nicht in den Profil-Einstellungen.

  3. Unternehmen und Mandanten verwalten
    Falls Sie mehrere Firmen oder Mandanten betreuen, können Sie diese unter „Meine Unternehmen“ und „Meine Mandanten“ hinzufügen bzw. verwalten. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie Dokumente unterschiedlicher Firmen getrennt archivieren möchten.

2. Benutzeroberfläche kennenlernen

Die Benutzeroberfläche von einfachArchiv ist in folgende Hauptbereiche unterteilt:

  • Linke Navigationsleiste
    Enthält Posteingang, Dokumente, Kontakte, Typen, Tags und Erinnerungen. Darüber hinaus können Sie oben rechts auf Protokoll, Papierkorb, Synchronisierungen, Benutzer oder Einstellungen zugreifen.

  • Posteingang (Startseite)
    Dies ist Ihre erste Anlaufstelle für neue Dokumente. Alle eingehenden Dokumente (z. B. durch E-Mail-Weiterleitung oder manuelles Hochladen) landen hier, bevor sie geprüft und archiviert werden. Ganz unten sehen Sie zudem Ihre persönliche einfachArchiv-E-Mail-Adresse.

  • Dokument-Ansicht
    Wenn Sie ein Dokument anklicken, öffnet sich die Detailansicht. Auf der rechten Seite können Sie Informationen wie Absender und Empfänger, Dokumenttyp und Tags hinterlegen oder eine Erinnerung hinzufügen. Hier sehen Sie auch, ob das Dokument bereits archiviert wurde und können es mit einem Klick archivieren.

3. Einstellungen (nur für Eigentümer sichtbar)

Unter „Einstellungen“ verwalten Sie die unternehmensbezogenen Angaben, etwa:

  • Speicherplatz (Tarif und Belegung)

  • Account-Informationen (z. B. Firmenname, Website)

  • Features (z. B. KI-basierte Datenextraktion, Titel intelligent umschreiben)

  • Rechnungsadresse und Zahlungsmethode

  • Rechnungs-E-Mail-Adresse

  • Gutscheine (einlösbar für zukünftige Zahlungen)

Nur der Eigentümer (der User, der das Unternehmen angelegt hat) kann diesen Bereich einsehen und bearbeiten.

4. Dokumente hochladen und erfassen

Upload über den Posteingang

  1. Upload-Button verwenden
    Klicken Sie im Posteingang auf den grünen „+“-Button, um Dateien von Ihrem Computer auszuwählen und hochzuladen.

    Hinweis: einfachArchiv unterstützt alle gängigen Formate wie PDF, JPG, PNG, TIFF, Word, Excel, HTML und viele mehr.

  2. Sofortige Analyse
    einfachArchiv erkennt beim Upload automatisch wichtige Informationen wie Datum, Absender und Empfänger. Diese Daten können Sie später für die Suche und Strukturierung nutzen.

  3. Dokumente prüfen
    Sobald Ihre Dokumente im Posteingang liegen, können Sie sie ansehen und Details ergänzen oder korrigieren (z. B. den Absender anpassen oder einen Dokumenttyp ändern).

5. Dokumente archivieren

Der wichtigste Schritt nach der Sichtung ist die eigentliche Archivierung:

  1. Dokument aus dem Posteingang auswählen
    Klicken Sie auf ein Dokument, um die Detailansicht zu öffnen.

  2. Angaben vervollständigen
    In der rechten Seitenleiste finden Sie Felder wie Absender, Empfänger, Typ, Tags und Notiz. Ergänzen Sie hier alle gewünschten Informationen.

  3. Archivierung durchführen
    Klicken Sie rechts auf „Jetzt archivieren“. Das Dokument wird revisionssicher abgelegt und ist im Originalzustand nicht mehr veränderbar. Änderungen an den Metadaten oder Verknüpfungen werden im Versionsverlauf dokumentiert.

6. Nützliche Funktionen auf einen Blick

  1. Volltextsuche
    Mit der Suchleiste oben rechts finden Sie Dokumente anhand von Dateinamen, Schlagwörtern oder jeglichem Textinhalt.

  2. Kontakte
    einfachArchiv erkennt automatisch Absender und Empfänger aus Ihren Dokumenten und legt sie als Kontakte an.

    Hinweis: Logos werden automatisch anhand der hinterlegten Website des Kontakts ermittelt. Sie müssen keine Bilder hochladen.

  3. Dokumententypen und Tags
    Nutzen Sie Dokumententypen (z. B. Rechnung, Vertrag, Angebot) für eine automatische Fristsetzung und Tags (z. B. Projektname, Kunde), um Dokumente frei zu verschlagworten.

  4. Erinnerungen
    Legen Sie Wiedervorlagen oder Termine an. einfachArchiv schickt Ihnen automatisch eine Erinnerungs-E-Mail, wenn der Zeitpunkt erreicht ist.

  5. Protokoll und Versionierung
    Jede Aktion (z. B. das Bearbeiten von Metadaten) wird lückenlos im Protokoll dokumentiert. Frühere Versionen eines Dokuments können eingesehen und bei Bedarf heruntergeladen werden.

7. Nächste Schritte

  1. E-Mail-Regeln einrichten
    Legen Sie in Ihrem E-Mail-Programm Regeln oder Filter an, damit relevante E-Mails (z. B. Rechnungen) automatisch an Ihre persönliche einfachArchiv-E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Diese finden Sie unten im Posteingang.

  2. Kontaktpflege
    Ergänzen Sie bei Ihren Kontakten die Website, damit einfachArchiv das Logo automatisch ermitteln kann. Dadurch finden Sie Dokumente und Ansprechpartner schneller wieder.

  3. Dokumententypen anpassen
    Je nach Branche oder Arbeitsablauf können Sie eigene Dokumententypen (z. B. „Projektunterlagen“, „Verträge“, „Kostenvoranschläge“) einrichten. Dies erleichtert die Sortierung und ermöglicht u. U. auch automatisierte Fristsetzungen.

  4. Benutzer verwalten
    Unter „Benutzer“ können Sie (falls Sie Eigentümer oder die Rolle Benutzermanagement haben) neue Teammitglieder einladen und deren Rollen festlegen (z. B. Archivar, Uploader, Besucher). So stellen Sie sicher, dass jeder nur die Funktionen und Ordner sieht, die für seine Arbeit relevant sind.

Wenn Sie weitere Fragen haben oder bestimmte Funktionen genauer kennenlernen möchten, lesen Sie gern die anderen Hilfeartikel oder kontaktieren Sie unser Support-Team.

Häufige Fragen

Wie sicher sind meine Dokumente in einfachArchiv?
Die Dokumente werden revisionssicher archiviert. Das bedeutet, dass keine Änderungen am Originaldokument vorgenommen werden können und jede Bearbeitung (z. B. Kategorisierung, Tagging) im Versionsverlauf ersichtlich bleibt.

Kann ich auch mobil auf einfachArchiv zugreifen?
Ja, über den Webbrowser eines Tablets oder Smartphones können Sie auch unterwegs Dokumente sichten und archivieren.

Wie richte ich weitere Benutzer oder Zugriffsrechte ein?
Sind Sie Eigentümer (Unternehmensgründer) oder haben die Rolle Benutzermanagement, können Sie unter „Benutzer“ im Hauptmenü neue Benutzer einladen oder bestehende Rollen verwalten.

Mit diesen Schritten haben Sie die Grundlagen von einfachArchiv kennengelernt.