Synchronisierungen: Datenabgleich mit externen Diensten

Externe Rechnungs- und Belegquellen anbinden, Dokumente automatisiert importieren und so den Workflow optimieren

Geschrieben von Philip Günther

Mit den Synchronisierungen in einfachArchiv können Sie Dokumente aus bestimmten externen Quellen automatisiert ins Archiv übertragen. So sparen Sie sich den manuellen Upload und stellen sicher, dass wichtige Belege direkt an einem Ort – revisionssicher – vorliegen. Derzeit stehen zwei Quellen zur Verfügung:

  1. Billomat

  2. GetMyInvoices

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie diese Quellen anbinden, welche Angaben benötigt werden und wie Sie den automatischen Import einrichten.

1. Synchronisierungen aufrufen

  1. Benutzer-Menü

    • Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen (bzw. Ihr Profilbild).

    • Im Dropdown-Menü wählen Sie „Synchronisierungen“.

  2. Übersicht der Importe

    • In der Synchronisierungen-Ansicht sehen Sie bereits eingerichtete Importe (falls vorhanden).

    • Rechts oben finden Sie einen grünen Button „Import einrichten“.

2. Neuen Import einrichten

  1. Auf „Import einrichten“ klicken

    • Ein Dialog mit dem Titel „Neuer Import“ öffnet sich.

    • Nach der Einrichtung werden Dokumente in regelmäßigen Abständen automatisch importiert.

  2. Quelle auswählen

    • Im Feld „Importieren aus…“ können Sie eine externe Plattform wählen, derzeit:

      • Billomat

      • GetMyInvoices

    • Abhängig von der gewählten Plattform erscheinen weitere Felder, z. B. Billomat ID, API Schlüssel, Tag Filter (optional), Startdatum.

  3. Felder ausfüllen

    • Billomat: Geben Sie Ihre Billomat ID (Subdomain/ID) und Ihren API Schlüssel ein.

    • GetMyInvoices: Hier benötigen Sie den API Schlüssel, optional können Sie ein Tag Filter angeben.

    • Startdatum: Dokumente erst ab einem bestimmten Datum importieren (Feld leer lassen, um alle Dokumente einzulesen).

  4. Option „Sofort archivieren“

    • Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn importierte Dokumente direkt im Archiv landen sollen.

    • Ohne Checkbox landen sie zunächst im Posteingang, wo Sie sie manuell sichten und archivieren.

  5. EINRICHTEN klicken

    • Nach Eingabe aller Daten klicken Sie auf EINRICHTEN.

    • Ihr neuer Import erscheint dann in der Liste.

3. Ablauf des Imports

  1. Regelmäßiger Abgleich

    • einfachArchiv führt alle drei Stunden einen Abgleich mit dem jeweiligen Dienst durch.

    • Finden sich neue Dateien, werden sie automatisch importiert und erscheinen in Posteingang oder Dokumente (je nach Einstellung „Sofort archivieren“).

  2. Automatische Zuordnung

    • Beim Import gelten die üblichen Mechanismen: einfachArchiv liest die Dokumente aus (z. B. OCR, Metadaten) und weist sie automatisch einem Dokumententyp zu.

  3. Doppelte Dokumente

    • Aus den angebundenen Diensten werden dieselben Dokumente nur einmal importiert. Ein erneutes Einspielen führt nicht zu Dubletten.

4. Vorteile der automatischen Importe

  1. Zeitersparnis

    • Keine doppelte Ablage mehr: Einmal eingerichtet, landen Ihre Rechnungen oder Belege direkt im Archiv.

    • Manuelle Downloads und Uploads entfallen.

  2. Weniger Fehler

    • Automatische Prozesse minimieren das Risiko, ein wichtiges Dokument zu vergessen oder falsch abzulegen.

  3. Zentrale Verwaltung

    • Alle Dokumente (z. B. aus Billomat oder GetMyInvoices) liegen einheitlich in einfachArchiv und unterliegen dort den bekannten Regeln für Revisionssicherheit und Sperrfristen.

  4. Flexibilität

    • Über das Startdatum legen Sie fest, ab wann Dokumente eingelesen werden.

    • Optionales Tag Filter (bei GetMyInvoices) ermöglicht eine gezielte Auswahl bestimmter Belege.

5. Tipps & Best Practices

  1. API-Daten sicher aufbewahren

    • Bewahren Sie Ihre API Schlüssel (z. B. für Billomat oder GetMyInvoices) an einem sicheren Ort auf, damit kein unbefugter Zugriff möglich ist.

  2. Einfache Kontrolle im Posteingang

    • Wenn Sie Dokumente zunächst überprüfen möchten, deaktivieren Sie „Sofort archivieren“. Dann landen die Belege im Posteingang und Sie können Absender/Empfänger überprüfen, bevor Sie sie ins Archiv überführen.

  3. Mehrere Konten

    • Für jede Billomat- oder GetMyInvoices-Instanz können Sie einen eigenen Import anlegen, um getrennte Datenquellen zu verwalten.

6. Häufige Fragen

Werden mir für die Synchronisierung zusätzliche Kosten berechnet?
Von Seiten einfachArchiv ist der Dienst kostenlos. Allerdings können bei Billomat oder GetMyInvoices Gebühren anfallen, wenn Sie dort bestimmte Tarife oder Kontingente überschreiten.

Was passiert, wenn sich Dokumente ändern?
Verändert sich ein bereits importiertes Dokument in Billomat oder GetMyInvoices, wird die aktualisierte Version beim nächsten Abgleich in einfachArchiv eingespielt (sofern der Dienst dies unterstützt).

Kann ich selbst festlegen, wie oft ein Abgleich stattfindet?
Derzeit erfolgt der Abgleich alle drei Stunden. Eine manuelle Anpassung ist nicht vorgesehen.

Mit den Synchronisierungen für Billomat und GetMyInvoices automatisieren Sie Ihren Dokumentenfluss und reduzieren manuelle Arbeitsschritte. Einmal eingerichtet, landen Ihre Rechnungen und Belege in einfachArchiv – sicher, revisionskonform und bequem durchsuchbar.