Einstellungen: Tarif, Rechnungsdaten und globale Optionen verwalten

Speicherplatz prüfen, Zahlungsinformationen aktualisieren und globale Features verwalten

Geschrieben von Philip Günther

Im Bereich Einstellungen von einfachArchiv nehmen Sie wichtige globale Konfigurationen vor. Hier können Sie Ihren aktuellen Tarif einsehen oder wechseln, Ihre Zahlungs- und Rechnungsdaten pflegen und zusätzliche Features (z. B. KI-Funktionen) aktivieren. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihr Unternehmenslogo hochzuladen, Gutscheine einzulösen und den Tarif zu kündigen oder das Unternehmen zu löschen.

1. Einstellungen aufrufen

  1. Menüpunkt „Einstellungen“

    • Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen bzw. das Profilbild.

    • Wählen Sie „Einstellungen“ im Dropdown-Menü.

  2. Übersichtsseite

    • Nach dem Klick gelangen Sie auf die Einstellungsseite.

    • Hier finden Sie Abschnitte wie Speicherplatz, Account, Features, Rechnungsadresse, Zahlungsmethode, Gutscheine und Rechnungen.

2. Speicherplatz und Tarif verwalten

  1. Speicherplatz (Tarif)

    • Oben sehen Sie Ihren aktuellen Speicherverbrauch (z. B. „4.667 von 10.000 in Gebrauch“) sowie die Anzahl archivierter, versionierter und freier Dokumente.

    • Damit haben Sie stets im Blick, ob Ihr Kontingent bald erreicht wird.

  2. Tarif ändern

    • Über „Tarif ändern“ können Sie Ihren Tarif jederzeit wechseln.

    • Die verfügbaren Tarife werden angezeigt:

      • Upgrade: Sie zahlen ab dem nächsten Monat den höheren Tarif, können jedoch sofort das erweiterte Kontingent nutzen.

      • Downgrade: Sie können ebenfalls jederzeit in einen kleineren Tarif wechseln, vorausgesetzt Ihre Dokumentenanzahl übersteigt nicht das kleinere Kontingent.

  3. Tarif kündigen

    • Durch „Tarif kündigen“ beenden Sie Ihr Abo zum Vertragsende.

    • Ihr Account bleibt bestehen, sodass Sie Dokumente weiterhin einsehen, aber keine neuen mehr archivieren können.

3. Account und Logo

  1. Account-Informationen

    • Unter Account sehen Sie den Namen (z. B. Ihre Firma) und die Webadresse (z. B. einfacharchiv.app/unternehmen).

    • Mit „Daten ändern“ können Sie z. B. die Firmenbezeichnung oder Webadresse anpassen.

  2. Logo ändern

    • Klicken Sie auf „Logo ändern“, um ein eigenes Firmenlogo hochzuladen.

    • Dieses Logo erscheint anschließend an verschiedenen Stellen in einfachArchiv.

4. Features

  1. KI-basierte Datenextraktion

    • Verbessert das Auslesen von Rechnungsdaten (z. B. Nummer, Betrag, Datum).

    • Bei neuen Konten bereits aktiviert.

  2. Titel intelligent umschreiben

    • Generiert aussagekräftige Dokumentennamen anhand erkannter Inhalte.

    • Ebenfalls bei neuen Konten aktiviert.

  3. Bilder in E-Mails ignorieren

    • Entscheiden Sie, ob eingebettete Grafiken (z. B. in Signaturen) als Dokumente importiert werden sollen.

Hinweis: Über „Features ändern“ können Sie einzelne Optionen (de)aktivieren.

5. Rechnungsadresse und Zahlungsmethode

  1. Rechnungsadresse

    • Hinterlegen Sie die Anschrift, an welche einfachArchiv-Rechnungen adressiert werden.

    • Über „Rechnungsadresse ändern“ passen Sie diese an.

  2. Rechnungs-E-Mail-Adresse

    • Falls Sie eine bestimmte Adresse für Rechnungen möchten, können Sie sie hier eintragen.

    • Tipp: Geben Sie die Posteingangs-E-Mail Ihres einfachArchiv-Kontos an, damit die Rechnungen direkt ins Archiv gelangen.

  3. Zahlungsmethode

    • Zeigt Ihre derzeitige Zahlungsart (z. B. SEPA-Lastschrift, Kreditkarte).

    • Per „Zahlungsmethode ändern“ können Sie eine neue Karte oder ein neues Konto hinterlegen.

6. Gutscheine einlösen

  • Falls Sie einen Gutschein besitzen, können Sie ihn im Bereich „Gutschein einlösen“ eingeben.

  • Anschließend wird er für künftige Zahlungen berücksichtigt.

7. Rechnungen (Belegarchiv)

  • Unter Rechnungen finden Sie eine Liste all Ihrer einfachArchiv-Rechnungen (z. B. Rechnung #FEBDC…).

  • Über das Symbol daneben können Sie jede Rechnung herunterladen oder anzeigen.

  • Dieser Abschnitt fungiert gleichzeitig als Belegarchiv, sodass Sie alle vergangenen Zahlungen jederzeit einsehen können.

8. Unternehmen löschen

  1. Unternehmen löschen

    • Dieser Vorgang entfernt Ihr Unternehmen vollständig. Sie verlieren sofort den Zugriff.

    • Durch das Löschen entlassen Sie einfachArchiv aus der Aufbewahrungspflicht.

    • Unternehmen versehentlich gelöscht? einfachArchiv hält die Daten noch 90 Tage intern vor, um eine versehentliche Löschung auf Wunsch rückgängig machen zu können (bitte kontaktieren Sie in diesem Fall den Support).

    • Nach Ablauf dieser Frist ist der Account endgültig entfernt und nicht mehr aufrufbar.

  2. Unterschied zu „Tarif kündigen“

    • Tarif kündigen: Sie behalten Lesezugriff auf Ihre Dokumente, können jedoch keine neuen Dokumente mehr archivieren.

    • Unternehmen löschen: Sie verlieren sofort sämtliche Zugriffsrechte.

  3. Export vor Löschung

    • Da Sie unmittelbar nach der Löschung keinen Zugriff mehr haben, müssen Sie vorher alle benötigten Dokumente exportieren.

9. Tipps & Best Practices

  1. Speicherplatz im Auge behalten

    • Wechselt frühzeitig den Tarif, falls abzusehen ist, dass Ihr Speicher oder Dokumentenkontingent zu klein wird.

  2. Features standardmäßig aktiviert

    • KI-Datenextraktion und intelligentes Umschreiben sind bereits an. Prüfen Sie, ob Sie ggf. „Bilder in E-Mails ignorieren“ aktivieren möchten.

  3. Rechnungs-E-Mail auf Posteingang legen

    • Nutzen Sie Ihre einfachArchiv-Posteingangsadresse als Rechnungs-E-Mail, damit Abrechnungen automatisch archiviert werden.

  4. Tarifwechsel jederzeit

    • Upgrades und Downgrades sind möglich, wenn Ihre Dokumentenzahl zum neuen Kontingent passt. Sie zahlen den neuen Tarif ab dem nächsten Monat und können sofort das neue Kontingent nutzen.

10. Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich meinen Tarif kündige?
Ihr Abo endet mit Ablauf der Vertragslaufzeit. Danach haben Sie nur noch Lesezugriff auf Dokumente, können jedoch keine neuen mehr archivieren.

Sind alle Features inklusive?
Ja, alle vorgestellten Funktionen (z. B. KI-Extraktion, intelligentes Umschreiben) sind in den Tarifen enthalten. Die Tarife unterscheiden sich nach der Anzahl an Dokumenten, die Sie verwalten können.

Wie kann ich Dokumente vor dem Löschen meines Unternehmens sichern?
Da Sie sofort den Zugriff verlieren, sollten Sie vorab alle wichtigen Dokumente exportieren. Nach der Löschung sind Ihre Daten für Sie nicht mehr erreichbar.

Mit den Einstellungen in einfachArchiv haben Sie umfassende Kontrolle über Ihren Account: Sie können Tarife verwalten, Zahlungsdetails hinterlegen, Features ein- oder ausschalten und sogar Ihr Konto löschen. Ein regelmäßiger Blick in diesen Bereich hilft, Kosten und Funktionen optimal an Ihren Bedarf anzupassen.