Mein Profil: Persönliche Daten, Passwort und Benachrichtigungen verwalten

Name, E-Mail-Adresse und Profilbild ändern, Passwort aktualisieren und Benachrichtigungen einstellen

Geschrieben von Philip Günther

Im Bereich „Mein Profil“ in einfachArchiv können Sie alle Ihre persönlichen Daten einsehen und aktualisieren. Dazu gehören Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, das Profilbild sowie die Einstellungen für Benachrichtigungen und die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie die wichtigsten Profileinstellungen vornehmen.

1. „Mein Profil“ aufrufen

  1. Menüpunkt „Mein Profil“

    • Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen (Profilbild).

    • Wählen Sie „Mein Profil“ aus dem Dropdown-Menü.

  2. Übersicht

    • Sie gelangen auf eine Seite mit mehreren Reitern (z. B. Mein Profil, Meine Unternehmen, Meine Mandanten, Entwickler (API)).

    • Standardmäßig sind Sie im Reiter „Mein Profil“, wo Sie Ihre persönlichen Angaben sehen.

2. Personenbezogene Daten

  1. Name und E-Mail-Adresse ändern

    • Neben Ihrem Namen oder Ihrer E-Mail-Adresse erscheint ein Link „Ändern“.

    • Klicken Sie darauf, um die Angaben anzupassen. Nach einer Bestätigung wird Ihr Name/E-Mail in einfachArchiv aktualisiert.

  2. Profilbild

    • Unter „Profilbild“ sehen Sie entweder ein Platzhalterbild oder bereits ein hochgeladenes Foto.

    • Mit „Profilbild ändern“ wählen Sie ein neues Bild von Ihrem Rechner aus. Das Profilbild erscheint später beispielsweise oben rechts neben Ihrem Namen.

3. Passwort ändern

  1. Passwort-Bereich

    • Rechts neben Ihrem Profilbild (oder darunter, je nach Layout) finden Sie den Link „Passwort ändern“.

    • Ein Klick öffnet einen Dialog, in dem Sie Ihr aktuelles Passwort sowie das neue Passwort eintragen.

  2. Sicheres Passwort

    • Wählen Sie ein starkes Passwort (Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen).

    • Nach der Bestätigung speichert einfachArchiv Ihr neues Passwort. Beim nächsten Login nutzen Sie dann dieses.

4. Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA)

  1. Aktivierung

    • Unter „Zwei-Faktor-Authentisierung“ (2FA) sehen Sie, ob diese bereits aktiviert ist. Falls nicht, klicken Sie auf „2FA aktivieren“.

  2. Ablauf

    • In einfachArchiv erfolgt die 2FA per E-Mail:

      • Nach Aktivierung ist 2FA sofort aktiv.

      • Beim nächsten Login erhalten Sie automatisch eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, den Sie anklicken müssen, bevor Sie ins System gelangen.

5. Benachrichtigungen

  1. Welche Ereignisse?

    • Sie sehen z. B. „Meine fälligen Erinnerungen“ und „Kein Speicherplatz mehr“ als mögliche Benachrichtigungsgründe.

    • Wenn diese Optionen aktiv sind, erhalten Sie E-Mails bei den entsprechenden Events.

  2. Unternehmensübergreifend

    • Die Benachrichtigungen gelten für alle Unternehmen, bei denen Sie als Benutzer hinterlegt sind.

    • Deaktivieren Sie sie, möchten Sie keine E-Mails mehr zu diesen Ereignissen aus allen Unternehmen erhalten.

6. Profil löschen

  1. Profil löschen

    • Unten rechts auf der Seite „Mein Profil“ finden Sie den Link „Profil löschen“.

    • Damit entfernen Sie Ihren persönlichen Zugang.

    • Wichtig: Bevor Sie Ihr Profil löschen, müssen alle Unternehmen und Mandanten, in denen Sie involviert sind, entfernt sein.

    • Nach dem Löschen können Sie sich nicht mehr anmelden.

  2. Trennung von Account und Profil

    • In Teamszenarien kann es sein, dass der Account (z. B. Unternehmen) weiterhin existiert, während Sie als Person Ihr Profil löschen.

    • Stellen Sie sicher, dass Sie vorher alle benötigten Daten gesichert haben, da Sie anschließend keinen Zugriff mehr besitzen.

7. Tipps & Best Practices

  1. Aktualität sicherstellen

    • Halten Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse stets korrekt, damit z. B. Erinnerungs-E-Mails Sie erreichen.

  2. 2FA für mehr Sicherheit

    • Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentisierung, um Ihr Konto zusätzlich vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

  3. Profilbild eindeutig wählen

    • Wenn mehrere Personen mit ähnlichen Namen im System sind, hilft ein klares Profilfoto bei der Unterscheidung.

  4. Benachrichtigungen gezielt nutzen

    • Achten Sie darauf, ob Sie fällige Erinnerungen und Speicherplatzwarnungen erhalten möchten, da sie für alle Unternehmen gelten.

8. Häufige Fragen

Kann ich meine E-Mail-Adresse auf eine Adresse ändern, die bereits in einem anderen Profil verwendet wird?
Nein, jede E-Mail muss eindeutig einem Profil zugeordnet sein. Sie können keine E-Mail doppelt nutzen.

Was passiert, wenn ich mein Profil lösche, während noch Unternehmen oder Mandanten existieren?
Zunächst müssen Sie alle Unternehmen/Mandanten entfernen oder sich dort abmelden. Ansonsten lässt sich das Profil nicht löschen.

Wie deaktiviere ich 2FA, wenn ich nicht an meine E-Mail komme?
Kontaktieren Sie den Support, damit er in Ausnahmesituationen die 2FA für Ihr Profil deaktivieren kann.

Mit Mein Profil in einfachArchiv passen Sie Ihre persönlichen Einstellungen an – vom Profilbild über E-Mail und Passwort bis hin zur Zwei-Faktor-Authentisierung. Achten Sie auf aktuelle Daten, um Benachrichtigungen zuverlässig zu erhalten, und sichern Sie Ihr Profil durch 2FA gegen unerwünschte Zugriffe.