Meine Unternehmen: Firmen verwalten und zwischen ihnen wechseln

Neue Unternehmen anlegen, im Posteingang wechseln und ein Unternehmen bei Bedarf verlassen

Geschrieben von Philip Günther

Im Tab „Meine Unternehmen“ in einfachArchiv verwalten Sie alle Firmen, für die Sie Zugriffsrechte haben. Dort sehen Sie Ihre eigene Rolle in jedem Unternehmen und können per Mausklick in den jeweiligen Kontext wechseln. Außerdem können Sie bei Bedarf ein neues Unternehmen anlegen oder, falls Sie keine Eigentümerrolle haben, ein Unternehmen verlassen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie das funktioniert und welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen.

1. „Meine Unternehmen“ aufrufen

  1. Menüpunkt „Meine Unternehmen“

    • Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen (Profilbild).

    • Wählen Sie „Meine Unternehmen“ aus dem Dropdown-Menü.

  2. Übersicht

    • In der nun erscheinenden Liste werden alle Unternehmen angezeigt, in denen Sie Benutzer sind.

    • Zu jedem Eintrag sehen Sie den Firmennamen sowie Ihre eigene Rolle (z. B. „Eigentümer“, „Archivar“, „Uploader“).

2. Unternehmen erstellen

  1. Neues Unternehmen anlegen

    • Klicken Sie auf „Unternehmen erstellen“ (grüner Button).

    • Ein Dialog „Neues Unternehmen“ erscheint, in dem Sie den Firmennamen eingeben.

  2. Kostenloses Kontingent

    • Bei Anlage eines neuen Unternehmens erhalten Sie zunächst ein kostenloses Kontingent von 150 Dokumenten.

    • Möchten Sie mehr Dokumente verwalten, buchen Sie später über Einstellungen den passenden Tarif.

  3. Bestätigen

    • Geben Sie den gewünschten Firmennamen ein und klicken Sie auf „Erstellen“.

    • Anschließend gelangen Sie direkt in den Posteingang des neuen Unternehmens, in dem Sie automatisch Eigentümer sind.

3. In den Posteingang eines Unternehmens wechseln

  1. Klick auf das Unternehmen

    • Wenn Sie in „Meine Unternehmen“ auf einen Eintrag klicken, öffnet sich der Posteingang des entsprechenden Unternehmens.

    • Dort sehen Sie die Dokumente, die archiviert oder hochgeladen wurden.

  2. Unternehmenswechsel über Dropdown

    • Auf Desktop: Oben rechts im Account-Dropdown können Sie ebenfalls zwischen Ihren Unternehmen wechseln. Ein Klick auf einen Eintrag im Dropdown wechselt sofort den Kontext.

    • Auf Mobilgeräten: Tippen Sie oben auf den angezeigten Unternehmensnamen, um eine ähnliche Auswahl zu öffnen.

4. Unternehmen verlassen (wenn kein Eigentümer)

  1. Unternehmen verlassen

    • Sind Sie nicht Eigentümer, erscheint rechts ein Link „Unternehmen verlassen“.

    • Ein Klick entfernt Sie als Benutzer aus diesem Firmenkontext.

  2. Kein Zugriff mehr

    • Danach haben Sie keinen Zugriff mehr auf die Dokumente und Einstellungen dieses Unternehmens.

    • Möchten Sie zurückkehren, müssen Sie erneut vom Eigentümer oder einem Benutzer mit Einladungsrecht hinzugefügt werden.

5. Unternehmen löschen (nur Eigentümer)

  1. Löschung über „Einstellungen“

    • Nur der Eigentümer kann ein Unternehmen löschen. Dies erfolgt in den Einstellungen des jeweiligen Unternehmens.

    • Dabei werden alle Dokumente des Unternehmens entfernt – prüfen Sie vorher eventuelle Sperrfristen und exportieren Sie nötige Daten.

  2. Vollständige Entfernung

    • Ein gelöschtes Unternehmen verschwindet für alle Benutzer.

    • Dieser Vorgang ist irreversibel. Achten Sie daher besonders auf Aufbewahrungspflichten.

6. Tipps & Best Practices

  1. Verschiedene Tarife pro Unternehmen

    • Jede Firma kann einen eigenen Tarif haben. Einige nutzen das kostenlose Kontingent, andere einen höheren Tarif.

  2. Auf Posteingang achten

    • Nach dem Wechsel in ein anderes Unternehmen sehen Sie ausschließlich dessen Posteingang und Dokumente. Achten Sie darauf, im richtigen Kontext zu arbeiten.

  3. Nur verlassen, wenn sicher

    • Beim Verlassen eines Unternehmens verlieren Sie sämtliche Rechte. Stellen Sie sicher, dass Sie keine wichtigen Daten mehr benötigen.

7. Häufige Fragen

Kann ich nach dem Verlassen eines Unternehmens wieder eingeladen werden?
Ja, der Eigentümer oder ein Benutzer mit Einladungsrecht kann Sie erneut hinzufügen.

Was passiert mit Dokumenten, wenn ich das Unternehmen lösche?
Alle Dokumente werden entfernt. Stellen Sie sicher, dass Sie relevante Informationen vorher sichern und Sperrfristen nicht verletzt werden.

Kann ich in verschiedenen Unternehmen unterschiedliche Rollen haben?
Ja. Beispielsweise können Sie in einer Firma Eigentümer und in einer anderen nur Uploader sein.

Mit Meine Unternehmen behalten Sie den Überblick über alle Firmen in einfachArchiv: Sie können neue anlegen, bequem zum entsprechenden Posteingang wechseln und, wenn nötig, eine Firma verlassen oder (als Eigentümer) sogar löschen. Damit lassen sich verschiedene Mandanten oder Kontexte einfach in einem einzigen Account verwalten.