Benutzerverwaltung: Rollen, Rechte und Zugriffssteuerung

Neue Benutzer einladen, Rollen festlegen und den Zugriff auf Ordner (und damit auf Dokumente) steuern

Geschrieben von Philip Günther

In einfachArchiv können Sie weitere Personen zu Ihrem Account hinzufügen, ihnen passende Rollen zuweisen und festlegen, auf welche Ordner sie zugreifen dürfen. So regeln Sie, wer Dokumente nur lesen darf, wer sie hochladen oder archivieren kann und wer Benutzer oder Dokumententypen verwalten darf. Außerdem können Sie jederzeit Zugänge entfernen oder Ordnerzugriffe einschränken.

1. Benutzerverwaltung aufrufen

  1. Menüpunkt „Benutzer“

    • Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen (Profilbild).

    • Wählen Sie „Benutzer“ aus dem Dropdown-Menü.

  2. Übersicht der Benutzer

    • Auf der nun erscheinenden Seite sehen Sie eine Liste aller bereits angelegten Benutzer (z. B. Max Mustermann, Archivar und Sarah Doe, Eigentümer).

    • Dort können Sie die Rechte ändern oder den Benutzer entfernen.

  3. Zugangsdaten für Betriebsprüfung

    • Ein spezieller Button „Zugangsdaten für Betriebsprüfung generieren“ erstellt einen Besucher-Zugang für externe Prüfzwecke.

    • Nach der Prüfung können Sie diesen Benutzer wieder entfernen, um den Zugriff zu entziehen.

2. Benutzer einladen

  1. Benutzer einladen

    • Klicken Sie oben rechts auf „Benutzer einladen“.

    • Im Dialog „Benutzer einladen“ geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein.

  2. Rolle wählen

    • Im Dropdown stehen verschiedene Rollen zur Auswahl:

      • Benutzerverwaltung
        Kann Benutzer und Dokumententypen verwalten und Dokumente archivieren.

      • Super Archivar
        Kann Dokumententypen verwalten und Dokumente archivieren.

      • Archivar
        Darf Dokumente archivieren (z. B. im Posteingang sichten und ablegen).

      • Uploader
        Kann Dokumente hochladen, jedoch nicht archivieren.

      • Besucher
        Darf Dokumente nur einsehen (reiner Lesezugriff).

  3. Ordnerzugriff festlegen

    • Unten sehen Sie eine Liste vorhandener Ordner (z. B. Personal, Verträge, Projekte).

    • Setzen Sie Häkchen bei den Ordnern, auf die der Benutzer zugreifen darf.

    • Möchten Sie den Zugriff auf bestimmte Dokumente einschränken, legen Sie sie in einen separaten Ordner an und gewähren dort keinen Zugriff.

  4. Einladungs-E-Mail

    • Klicken Sie auf „Einladen“, um dem Benutzer eine Einladungs-E-Mail zu schicken.

    • Darin findet er einen Link, um ein Passwort festzulegen und Zugang zu einfachArchiv zu erhalten.

3. Rollen und ihre Bedeutung

  1. Eigentümer

    • Dieser Benutzer kann den Tarif und die Zahlungen einsehen und verwalten.

    • Hat zudem alle Rechte wie Dokumententypen anlegen, Benutzer verwalten, Dokumente archivieren etc.

  2. Benutzerverwaltung

    • Darf ebenfalls neue Benutzer einladen/entfernen, Dokumententypen anlegen und Dokumente archivieren.

    • Umfasst umfangreiche Verwaltungsrechte, jedoch keinen Zugriff auf Tarif-/Zahlungsdetails.

  3. Super Archivar

    • Kann Dokumententypen erstellen/bearbeiten und Dokumente archivieren, aber keine Benutzer verwalten.

  4. Archivar

    • Fokus auf Dokumente: Darf Dokumente im Posteingang sichten, klassifizieren und archivieren.

    • Keine Rechte zur Verwaltung von Benutzern oder Dokumententypen.

  5. Uploader

    • Zuständig für das Hochladen von Dateien (z. B. per Scan oder Drag-and-drop).

    • Kein Recht, Dokumente zu archivieren (Sichtung/Endablage übernimmt ein Archivar).

  6. Besucher

    • Reiner Lesezugriff: Kann Dokumente ansehen, aber keine Veränderungen vornehmen.

    • Eignet sich für Gastzugänge, z. B. Audits, Betriebsprüfungen oder externe Dienstleister.

4. Rechte ändern oder Benutzer entfernen

  1. Rechte ändern

    • Klicken Sie neben dem entsprechenden Benutzer auf „Rechte ändern“.

    • Der gleiche Dialog wie bei der Einladung öffnet sich, sodass Sie Rolle und Ordnerzugriffe anpassen können.

  2. Benutzer entfernen

    • Entfernen Sie einen Benutzer, wenn er keinen Zugriff mehr haben soll.

    • Die hochgeladenen/archivierten Dokumente bleiben im System erhalten, nur der persönliche Zugang des Benutzers entfällt.

  3. Gastzugang widerrufen

    • Wenn Sie einen speziellen „Betriebsprüfung“-Zugang erstellt haben, lässt sich dieser wie jeder andere Benutzer entfernen.

    • Danach kann der Gast nicht mehr auf das Archiv zugreifen.

5. Tipps & Best Practices

  1. So wenig Rechte wie nötig

    • Gewähren Sie jedem Benutzer nur die Rolle und Ordnerzugriffe, die er tatsächlich benötigt. Das minimiert Risiken und sorgt für eine klare Struktur.

  2. Separate Ordner für sensible Dokumente

    • Möchten Sie Dokumente nur für bestimmte Personen zugänglich machen, legen Sie diese in einen separaten Ordner an.

    • Entfernen Sie dort die Häkchen für alle Benutzer, die ihn nicht sehen sollen.

  3. Benutzer regelmäßig prüfen

    • Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob alle Benutzer und deren Rollen noch aktuell sind. Entfernen Sie veraltete Zugänge sofort.

  4. Mehrere Rollen gibt es nicht

    • Jedem Benutzer wird genau eine Rolle zugewiesen. Wenn sich seine Aufgaben ändern, passen Sie einfach seine Rolle an.

6. Häufige Fragen

Kann ein Benutzer mehrere Rollen gleichzeitig haben?
Nein. Pro Benutzer gilt genau eine Rolle. Die Kombination mehrerer Rollen ist nicht vorgesehen.

Was ist, wenn ich mehrere Eigentümer haben möchte?
Der Eigentümer-Zugriff auf Tarife und Zahlungen ist immer an einen Haupt-User gebunden. Weitere Admin-Funktionen (Benutzerverwaltung, Dokumentenverwaltung) können Sie über die Rolle „Benutzerverwaltung“ an andere vergeben.

Bleiben Dokumente erhalten, wenn ich einen Benutzer lösche?
Ja. Dokumente, die der Benutzer erstellt oder hochgeladen hat, bleiben im Archiv. Nur sein persönlicher Zugang wird deaktiviert.

Durch die Benutzerverwaltung in einfachArchiv behalten Sie genau im Blick, wer welche Zugriffe hat und wie Dokumente freigegeben sind. Ob ein reiner Lesemodus für Besucher, reine Upload-Funktion oder ein vollständiges Verwaltungspaket: Dank Rollen- und Ordnersystem können Sie Zugriffe flexibel gestalten.