Erinnerungen: Termine und Fristen im Blick behalten

Mit Erinnerungen in einfachArchiv können Sie wichtige Termine oder Fälligkeiten direkt an ein Dokument knüpfen. So behalten Sie beispielsweise den Überblick über offene Rechnungen, Kündigungsfristen oder sonstige Aufgaben. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Erinnerungen anlegen, bearbeiten und als erledigt markieren, sodass Sie alle Fristen sicher im Griff haben.

1. Was sind Erinnerungen?

1. Dokumentbezogene Wiedervorlagen
   Jede Erinnerung bezieht sich immer auf ein konkretes Dokument. Dadurch finden Sie alle relevanten Informationen direkt dort, wo Sie sie benötigen.

2. Fälligkeiten oder Aufgaben
   Sie können zum Beispiel „Rechnung bis 5. Januar zahlen“ hinterlegen. Sobald das Fälligkeitsdatum erreicht ist, versendet einfachArchiv am Morgen dieses Tages eine E-Mail-Benachrichtigung.

3. E-Mail-Benachrichtigung
   Erinnerungen sind benutzerbezogen. Wer eine Erinnerung zugewiesen bekommt (Standard: sich selbst), erhält am Fälligkeitstag eine E-Mail. Die E-Mail-Erinnerung ist im Profil standardmäßig aktiviert.

4. Beliebig viele Erinnerungen
   An ein Dokument können Sie beliebig viele Erinnerungen knüpfen, etwa wenn mehrere Teilaufgaben oder Termine anfallen.

2. Erinnerungen anlegen

1. Dokument öffnen
   Wählen Sie unter Dokumente ein archiviertes Dokument oder eines im Posteingang. In der rechten Seitenleiste sehen Sie die Detailansicht (Absender, Empfänger, Typ usw.).

2. Erinnerung hinzufügen

   • Klicken Sie auf Erinnerung (im rechten Seitenbereich).

   • Geben Sie unter Beschreibung ein, worum es geht (z. B. „Rechnung zahlen“).

   • Im Dropdown „Mich erinnern“ wählen Sie den Benutzer aus, der benachrichtigt werden soll (z. B. sich selbst oder einen anderen Teamkollegen).

   • Wählen Sie das Fälligkeitsdatum.

3. Speichern

   • Klicken Sie auf Erstellen, um die Erinnerung anzulegen.

   • Die Erinnerung ist nun mit dem Dokument verknüpft.

Tipp: Nutzen Sie mehrere Erinnerungen pro Dokument, wenn Sie beispielsweise in mehreren Raten bezahlen oder mehrere Stichtage beachten müssen.

3. Erinnerungen aufrufen und verwalten

1. Glocken-Symbol
   Oben rechts neben Ihrem Profilbild befindet sich ein Glocken-Symbol. Steht dort eine Zahl, haben Sie aktive oder überfällige Erinnerungen.

2. Schnellübersicht

   • Ein Klick auf das Glocken-Symbol zeigt eine kompakte Liste Ihrer Erinnerungen.

   • Mit einem weiteren Klick auf eine Erinnerung gelangen Sie direkt zum betreffenden Dokument.

3. Hauptübersicht

   • Über „Alle Erinnerungen anzeigen“ oder den Menüpunkt Erinnerungen in der linken Navigation gelangen Sie zur Hauptseite.

   • Dort wählen Sie zwischen:

     • Meine Erinnerungen: Zeigt die Erinnerungen, die Ihnen zugewiesen sind.

     • Alle Erinnerungen: Zeigt sämtliche Erinnerungen im System.

4. Fälligkeit und Bearbeitung

1. Farbkodierung

   • Grün hinterlegt, wenn das Fälligkeitsdatum heute erreicht wird.

   • Rot hinterlegt, wenn das Datum bereits überschritten ist.
     So sehen Sie sofort, welche Aufgaben besonders dringend sind.

2. Datum oder Beschreibung ändern

   • In der Erinnerungen-Übersicht oder im Glocken-Symbol-Dropdown können Sie eine Erinnerung bearbeiten (z. B. Datum verschieben, Beschreibung anpassen).

3. Erledigen oder löschen

   • Als erledigt markieren (✓): Die Erinnerung wandert in den „Erledigt“-Status und taucht nicht mehr bei den aktiven Erinnerungen auf.

   • Löschen (X): Entfernt die Erinnerung dauerhaft. Sie kann nicht wiederhergestellt werden.

4. Erledigte Erinnerungen anzeigen
   Unterhalb der aktiven Liste finden Sie den Link „Erledigte Erinnerungen anzeigen“, um abgeschlossene Aufgaben nachträglich einzusehen.

5. Tipps & Best Practices

1. Beschreibung eindeutig
   Geben Sie klare Hinweise wie „Rechnung ABC zahlen“ oder „Vertrag bis 1. März kündigen“, damit Sie auf den ersten Blick wissen, worum es geht.

2. Frist früh ansetzen
   Planen Sie das Erinnerungsdatum einige Tage vor der eigentlichen Deadline, um ausreichend Puffer zu haben.

3. Teamarbeit
   Weisen Sie die Erinnerung dem zuständigen Kollegen zu. So ist klar, wer die Aufgabe übernimmt.

4. Mehrere Erinnerungen pro Dokument
   Wenn ein Vorgang mehrere Schritte oder Termine hat, legen Sie pro Schritt eine Erinnerung an, um alles im Blick zu behalten.

6. Häufige Fragen

Wer erhält die Benachrichtigung, wenn eine Erinnerung fällig wird?
Immer der Benutzer, dem die Erinnerung zugewiesen ist. Er bekommt am Fälligkeitstag eine E-Mail (sofern E-Mail-Erinnerungen in seinem Profil aktiviert sind).

Kann ich Erinnerungen ohne Dokument anlegen?
Nein, Erinnerungen sind immer an ein Dokument gebunden. Das sorgt dafür, dass Sie im Dokumentenkontext alle Infos parat haben.

Wo sehe ich erledigte Erinnerungen?
Im Bereich Erinnerungen gibt es den Link „Erledigte Erinnerungen anzeigen“, um zuvor abgeschlossene Termine oder Aufgaben anzuschauen.

Mit der Erinnerungen-Funktion in einfachArchiv halten Sie Fristen und Aufgaben fest im Griff und erhalten zum richtigen Zeitpunkt automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung. So gehen wichtige Termine nicht mehr unter, und Sie können alle Schritte bequem am jeweiligen Dokument nachverfolgen.