Protokoll: Lückenlose Nachverfolgung aller Aktionen

einfachArchiv zeichnet alle Änderungen und Aktionen in einem Protokoll auf, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann was getan hat. Dadurch bleiben alle Vorgänge transparent und revisionssicher. Es gibt zwei Ebenen:

1. Ein unternehmensweites Protokoll, in dem alle Aktivitäten des jeweiligen Unternehmens zusammengefasst sind.

2. Ein dokumentenbezogenes Protokoll, in dem ausschließlich Änderungen zu einem bestimmten Dokument ersichtlich sind.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie beide Protokoll-Arten einsehen und welche Informationen darin dokumentiert werden.

1. Übergreifendes Protokoll

1. Aufruf über das Benutzer-Menü

   • Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen (bzw. das Profilbild).

   • Wählen Sie Protokoll aus dem Dropdown-Menü.

2. Gesamtsicht auf alle Aktionen

   • Hier sehen Sie eine zeitlich sortierte Liste aller Vorgänge, z. B.

     • System hat Dokument X archiviert

     • Benutzer Y hat Dokument Z hochgeladen („übermittelt“)

     • Dokument W wurde gelöscht

   • Die Aktivitäten sind meist nach „Heute“, „Letzte 7 Tage“ usw. gruppiert.

3. Vorteil
   Dieses übergreifende Protokoll verschafft rasch einen Überblick, wer unternehmensweit welche Aktionen durchgeführt hat.

   Hinweis: Alle Benutzer können das Protokoll einsehen, aber User mit eingeschränkten Rechten sehen nur die Einträge zu Dokumenten, auf die sie Zugriff haben.

2. Dokumentenbezogenes Protokoll

1. Dokumentenansicht öffnen

   • Gehen Sie in Dokumente und klicken Sie auf das gewünschte Dokument.

   • In der rechten Seitenleiste erscheinen die Metadaten (Absender, Empfänger, Typ, Tags …).

2. Protokoll anzeigen

   • Scrollen Sie nach unten zur Option „Protokoll anzeigen“ und klicken Sie darauf.

   • Ein Dialog öffnet sich mit allen Änderungen, die nur dieses Dokument betreffen:

     • Wer hat es hochgeladen?

     • Wann wurde es archiviert?

     • Wurden Metadaten (Typ, Tags) geändert?

3. Detaillierte Nachverfolgung

   • Aktionen werden chronologisch aufgelistet.

   • Beispiele für Einträge:

     • System hat das Dokument archiviert

     • Benutzername hat das Dokument übermittelt (Upload)

     • Benutzername hat den Dokumenttyp geändert

   • Das Datum ist dabei stets vermerkt.

Hinweis: So können Sie im Team schnell nachvollziehen, wann welches Dokument bearbeitet wurde und wer die Änderungen durchgeführt hat.

3. Bedeutung für Revisionssicherheit

1. Unveränderbarkeit der Vorgänge
   einfachArchiv stellt sicher, dass jeder Eintrag im Protokoll unveränderbar ist. So wird die Nachvollziehbarkeit gemäß den gesetzlichen Anforderungen (z. B. GoBD) gewährleistet.

2. Audit Trail
   Bei einer Betriebsprüfung oder einem internen Audit können Sie das Protokoll vorweisen, um lückenlos aufzuzeigen, wie und wann Dokumente hochgeladen oder verändert wurden.

3. Keine manuelle Löschung von Protokolleinträgen
   Aus Gründen der Revisionssicherheit kann das Protokoll nicht nachträglich verändert oder manuell bereinigt werden. Dies ist wichtig für rechtliche Nachweise.

4. Tipps & Best Practices

1. Regelmäßig prüfen
   Es ist sinnvoll, das unternehmensweite Protokoll gelegentlich zu durchsehen, um den Überblick über die wichtigsten Aktivitäten zu behalten.

2. Dokumentspezifische Klärung
   Nutzen Sie das dokumentenbezogene Protokoll, wenn Sie schnell sehen möchten, wer zuletzt ein Dokument bearbeitet oder hochgeladen hat.

3. Transparenz im Team
   Da alle Aktionen nachvollziehbar sind, entstehen weniger Missverständnisse und jeder Schritt kann bei Bedarf lückenlos nachvollzogen werden.

5. Häufige Fragen

Wer kann das Protokoll einsehen?
Grundsätzlich alle Benutzer, jedoch sehen Nutzer mit eingeschränkten Rechten nur Vorgänge zu Dokumenten, auf die sie Zugriff haben.

Wie lange werden Protokolle aufbewahrt?
Protokolldaten werden in einfachArchiv revisionssicher gespeichert und sind an die Archivierung der Dokumente gekoppelt. Sie bleiben solange erhalten, wie das Dokument aufbewahrt wird.

Können Protokolleinträge bearbeitet oder gelöscht werden?
Nein. Das Protokoll dient der Revisionssicherheit und ist daher gegen Veränderungen geschützt. Einträge können weder editiert noch entfernt werden.

Das Protokoll in einfachArchiv gibt Ihnen die volle Transparenz über alle Aktivitäten – sei es unternehmensweit oder dokumentenbezogen. Damit sind Sie jederzeit auf dem aktuellen Stand und erfüllen zugleich wichtige Vorgaben für die Revisionssicherheit.