Dokumentinformationen: Metadaten prüfen und pflegen

In den Dokumentinformationen pflegen Sie die fachlichen Angaben zu einem Dokument. Diese Metadaten helfen beim Wiederfinden, Sortieren, Auswerten und Erkennen möglicher Duplikate.

1. Dokumentinformationen öffnen

1. Öffnen Sie ein Dokument im Posteingang oder im Bereich Dokumente.

2. Nutzen Sie in der rechten Seitenleiste den Bereich mit den Dokumentinformationen.

3. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Felder zu ergänzen oder zu korrigieren.

2. Wichtige Basisangaben

Je nach Dokumenttyp können unterschiedliche Felder sichtbar sein. Häufige Angaben sind:

• Absender oder Empfänger

• Dokumenttyp

• Dokumentdatum

• Belegnummer, z. B. Rechnungsnummer, Gutschriftnummer oder Vertragsnummer

• Betrag und Währung

• Zahlungsstatus

• Kostenstelle

• Notizen

• Tags

Hinweis: Die angezeigten Felder richten sich nach dem Dokumenttyp. Ein Kontoauszug zeigt andere Felder als eine Rechnung oder ein Vertrag.

3. Beträge, Zahlungsstatus und Kostenstellen nutzen

1. Betrag erfassen: Bei passenden Dokumenttypen können Sie Betrag und Währung hinterlegen. In der Dokumentenübersicht kann die Betragsspalte eingeblendet und summiert werden.
2. Zahlungsstatus pflegen: Bei Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen können Sie festhalten, ob ein Beleg bezahlt ist.
3. Kostenstelle ergänzen: Eine Kostenstelle hilft, Belege intern Projekten, Abteilungen oder anderen Auswertungen zuzuordnen.
4. Gezielt suchen: Viele Metadaten lassen sich über die Suche verwenden, z. B. information.cost_center:1234 oder information.amount_to_pay.amount:>100.

4. Kontoauszüge mit Anfangs- und Schlusssaldo erfassen

Beim Dokumenttyp Kontoauszug können Sie zusätzlich folgende Werte pflegen:

1. Zeitraum: Hinterlegen Sie Start- und Enddatum des Kontoauszugs, wenn diese Angaben relevant sind.
2. Anfangssaldo: Erfassen Sie Betrag und Währung des Anfangssaldos.
3. Schlusssaldo: Erfassen Sie Betrag und Währung des Schlusssaldos.
4. Bankdaten: Je nach Dokument können außerdem Angaben wie IBAN, BIC, Bank oder Kontoinhaber hilfreich sein.

Diese Angaben erleichtern die spätere Kontrolle und helfen, Kontoauszüge gezielt wiederzufinden.

5. Metadaten und Duplikaterkennung

einfachArchiv nutzt Metadaten auch, um mögliche Duplikate zu erkennen. Besonders wichtig sind:

• Kontakt als Absender oder Empfänger

• Dokumenttyp

• Belegnummer

Wenn diese Kombination bereits vorhanden ist, kann im Posteingang der Hinweis „Mögliche Duplikate vorhanden“ erscheinen.

6. Tipps & Best Practices

1. Belegnummern einheitlich pflegen: Achten Sie auf eine konsistente Schreibweise, damit Suche und Duplikaterkennung zuverlässig arbeiten.
2. Dokumenttyp zuerst prüfen: Der Dokumenttyp steuert, welche Metadatenfelder sinnvoll sind.
3. Beträge mit Währung erfassen: Gerade bei internationalen Belegen ist die Währung für Sortierung und Summenbildung wichtig.
4. Kostenstellen abstimmen: Legen Sie im Team fest, wie Kostenstellen geschrieben werden sollen.

7. Häufige Fragen

Warum sehe ich nicht bei jedem Dokument dieselben Felder?

Die Felder hängen vom Dokumenttyp ab. Eine Rechnung benötigt andere Angaben als ein Kontoauszug, eine Gehaltsabrechnung oder ein Vertrag.

Kann ich Metadaten nachträglich ändern?

Ja. Öffnen Sie das Dokument und bearbeiten Sie die Informationen in der rechten Seitenleiste. Änderungen werden nachvollziehbar protokolliert.

Werden Anfangs- und Schlusssaldo bei jedem Dokument angezeigt?

Nein. Diese Felder sind für Kontoauszüge vorgesehen.

Kann ich nach Metadaten suchen?

Ja. Viele Felder sind über die Suche als information.*-Felder nutzbar, z. B. Kostenstelle, Betrag oder Kontoauszugs-Salden.

Gut gepflegte Dokumentinformationen machen Ihr Archiv deutlich zuverlässiger. Sie verbessern Suche, Listenarbeit, Auswertungen und die Erkennung möglicher Duplikate.