Exporte: Archiv, Ordner und Suchergebnisse herunterladen

Exporte im Hintergrund erstellen, Status prüfen und fertige ZIP-Dateien rechtzeitig herunterladen

Geschrieben von Philip Günther

In einfachArchiv werden Exporte nicht mehr zwingend sofort heruntergeladen. Stattdessen können Archiv-, Ordner-, Dokument- und Such-Exporte im Hintergrund erstellt und später gesammelt über den Bereich „Exporte“ heruntergeladen werden.

1. Welche Exporte möglich sind

  1. Archiv-Export
    Export des gesamten Archivs.
  2. Ordner-Export
    Export eines ausgewählten Ordners inklusive Unterordner.
  3. Dokument-Export
    Export ausgewählter Dokumente, z. B. aus dem Posteingang oder aus Listen.
  4. Suchexport
    Export der Treffer einer Suchabfrage.

2. Wo Sie Exporte starten

Sie können Exporte an mehreren Stellen anstoßen:

  • im Bereich Dokumente über „Archiv exportieren“ oder „Diesen Ordner exportieren“

  • in der Suche über „Suchergebnisse exportieren“

  • im Posteingang oder in Listen über „Auswahl exportieren“

  • über das Kontomenü unter „Exporte“

3. So läuft ein Export ab

  1. Export anstoßen
    Starten Sie den gewünschten Export an der passenden Stelle.
  2. Hintergrundverarbeitung
    Der Export wird im Hintergrund erstellt. Sie müssen nicht auf derselben Seite warten.
  3. Status prüfen
    Im Bereich „Exporte“ sehen Sie den aktuellen Status.
  4. Fertigen Export herunterladen
    Sobald der Status „Bereit“ lautet, können Sie die ZIP-Datei herunterladen.

4. Bereich „Exporte“ verstehen

Im Bereich „Exporte“ sehen Sie pro Eintrag:

  • Name

  • Status

  • Erstellt am

  • Verfügbar bis

  • Download-Aktion

Typische Status sind:

  • In Warteschlange

  • Wird erstellt

  • Bereit

  • Fehlgeschlagen

5. Wie lange Exporte verfügbar bleiben

Fertige Exporte bleiben für einen begrenzten Zeitraum verfügbar. Danach werden sie automatisch entfernt. Laden Sie wichtige Exporte deshalb rechtzeitig herunter.

6. Benachrichtigungen zu Exporten

Wenn ein Export fertig ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung. So müssen Sie den Bereich „Exporte“ nicht ständig manuell prüfen.

7. Tipps & Best Practices

  1. Große Exporte früh starten
    Bei umfangreichen Archiven oder breiten Suchtreffern lohnt es sich, den Export frühzeitig anzustoßen.
  2. Suchabfragen vor dem Export eingrenzen
    Je präziser die Suche, desto übersichtlicher ist der spätere Export.
  3. Verfallsdatum im Blick behalten
    Fertige Exporte stehen nicht unbegrenzt bereit.
  4. Exporte von Arbeitslisten trennen
    Nutzen Sie Auswahl-Exporte für operative Vorgänge und Archiv-/Ordner-Exporte für größere Sicherungen oder Übergaben.

8. Häufige Fragen

Werden Exporte sofort heruntergeladen?

Nicht zwingend. Viele Exporte werden zunächst im Hintergrund erzeugt und später im Bereich „Exporte“ bereitgestellt.

Kann ich Suchergebnisse exportieren?

Ja. Dafür gibt es in der Suche eine eigene Export-Aktion.

Kann ich nur ausgewählte Dokumente exportieren?

Ja. Das ist z. B. aus dem Posteingang oder aus Listen möglich.

Wo finde ich fertige Exporte?

Im Kontomenü unter „Exporte“.

Mit Exporten in einfachArchiv behalten Sie auch bei größeren Datenmengen die Kontrolle. Statt auf einen Sofortdownload zu warten, starten Sie den Export einmal und laden ihn erst herunter, wenn er fertig bereitsteht.