Ordnerstruktur duplizieren: Vorlagen für Jahr und Monat anlegen

Bestehende Ordnerbäume inklusive Unterordner kopieren und Platzhalter für wiederkehrende Ablagen nutzen

Geschrieben von Philip Günther

Mit „Ordnerstruktur duplizieren“ erstellen Sie aus einer bestehenden Ablagestruktur schnell neue Jahres- oder Monatsordner. Dabei kopiert einfachArchiv den ausgewählten Ordner inklusive aller Unterordner in einen Zielordner und kann Platzhalter automatisch ersetzen.

1. Wofür die Funktion gedacht ist

  1. Vorlagen wiederverwenden
    Nutzen Sie einmal angelegte Ordnerstrukturen mehrfach, statt sie manuell neu anzulegen.
  2. Jahres- und Monatslogik
    Besonders hilfreich ist die Funktion für wiederkehrende Ablagen wie Buchhaltung, Personal oder Projekte.
  3. Unterordner inklusive
    Nicht nur der Hauptordner, sondern die komplette Unterstruktur wird übernommen.

2. Duplizierung starten

  1. Öffnen Sie den gewünschten Quellordner.

  2. Klicken Sie im Ordnermenü auf „Ordnerstruktur duplizieren“.

  3. Wählen Sie anschließend den Zielordner aus, in den die neue Struktur kopiert werden soll.

3. Verfügbare Platzhalter

Beim Duplizieren können Platzhalter im Ordnernamen automatisch ersetzt werden:

  • {year}

  • {month}

  • {month_name}

Beispiele:

  • Rechnungen {year}

  • Monat {month}

  • Abschluss {month_name} {year}

4. Jahr und Monat festlegen

  1. Jahr
    Geben Sie das Jahr an, das für {year} eingesetzt werden soll.
  2. Monat
    Bei einer einzelnen Monatskopie geben Sie zusätzlich den Monat an.
  3. Alle Monate erstellen
    Aktivieren Sie diese Option, wenn aus einem Vorlagenordner mit Monatsplatzhaltern direkt alle zwölf Monate entstehen sollen.
  4. Wirkung von „Alle Monate erstellen“
    Ordner mit {month} oder {month_name} werden dann zwölfmal erzeugt.

5. Zielordner bewusst wählen

  1. Saubere Struktur beibehalten
    Wählen Sie den Zielordner so, dass die neue Struktur logisch einsortiert ist.
  2. Quellordner nicht als Ziel verwenden
    Die Funktion ist dafür gedacht, Strukturen in andere Bereiche zu kopieren.
  3. Ergebnis kontrollieren
    Prüfen Sie nach dem Duplizieren die erzeugten Namen und Unterordner kurz.

6. Typische Einsatzbeispiele

  1. Monatsordner für Belege
    Erzeugen Sie in einem Schritt zwölf Monatsordner für ein ganzes Jahr.
  2. Projektvorlagen
    Nutzen Sie eine Standardstruktur für neue Projekte.
  3. Jährliche Wiederholung
    Erstellen Sie aus der Vorjahresstruktur eine neue Ablage für das nächste Geschäftsjahr.

7. Tipps & Best Practices

  1. Vorlagen klar benennen
    Benennen Sie Quellordner als Vorlage, wenn sie regelmäßig dupliziert werden.
  2. Platzhalter bewusst einsetzen
    Die Funktion bringt besonders viel, wenn Sie Namen schon in der Vorlage mit {year}, {month} oder {month_name} planen.
  3. Monatsmodus passend wählen
    Für eine einzelne Struktur reicht ein Monat; für Jahresablagen ist „Alle Monate erstellen“ oft sinnvoller.

8. Häufige Fragen

Werden Unterordner mitkopiert?

Ja. Die komplette Ordnerstruktur wird übernommen.

Kann ich alle Monate in einem Schritt erstellen?

Ja. Dafür gibt es die Option „Alle Monate erstellen“.

Welche Platzhalter werden unterstützt?

{year}, {month} und {month_name}.

Wo starte ich die Funktion?

Im Menü eines Unterordners über „Ordnerstruktur duplizieren“.

Mit „Ordnerstruktur duplizieren“ sparen Sie in einfachArchiv viel Zeit bei wiederkehrenden Ablagen. Besonders für Jahres- und Monatsstrukturen ist die Funktion deutlich effizienter als das manuelle Nachbauen von Ordnern.