Anzeigen, Herunterladen und Nutzen von E‑Mails zu Dokumenten

Mit einfachArchiv lassen sich E‑Mails und Dokumente lückenlos miteinander verknüpfen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie E‑Mails direkt beim Dokument einsehen und vollständig herunterladen können.

Geschrieben von Philip Günther

1. E‑Mail‑Vorschau zum Dokument

  • Öffnen Sie die Dokumentenansicht – also das Fenster, in dem ein einzelnes Dokument angezeigt wird. Befand sich das Dokument in einer E‑Mail, erscheint rechts oben das Briefumschlag‑Symbol. Ist das Symbol nicht zu sehen, wurde das Dokument ohne E‑Mail hochgeladen.

  • Ein Klick auf das Symbol öffnet ein Overlay mit der vollständigen E‑Mail: Empfänger, Betreff, Nachrichtentext und sämtliche Anhänge.

  • Gelöschte Dokumente bleiben in diesem Overlay als herunterladbare Dateien verfügbar, werden jedoch nicht mehr als eigenständige Dokumente in einfachArchiv angezeigt.

2. E‑Mails als EML herunterladen

  • Über das Download‑Symbol in der E‑Mail‑Vorschau speichern Sie die Nachricht im Originalformat (EML) inklusive aller Anhänge.

  • Weder die gespeicherte E‑Mail noch ihre extrahierten Anhänge werden auf Ihr gebuchtes Speicherkontingent angerechnet.

  • EML‑Dateien lassen sich in gängigen Mail‑Programmen wie Outlook, Apple Mail oder Thunderbird öffnen.

3. Verarbeitung von hochgeladenen EML‑Dateien

  • EML mit Anhängen – Anhänge werden automatisch extrahiert und als eigenständige Dokumente abgelegt; die E‑Mail selbst wird zusätzlich im Archiv gespeichert.

  • EML ohne Anhänge – Die E‑Mail wird als einzelnes Dokument abgelegt.

  • Das Verhalten entspricht einer weitergeleiteten E‑Mail an Ihre Archiv‑Adresse – kein manueller Zwischenschritt erforderlich.

4. Häufig gestellte Fragen

Zählen E‑Mails doppelt, wenn sowohl Nachricht als auch Anhänge gespeichert werden?
Nein. Weder die E‑Mail noch ihre extrahierten Anhänge werden auf Ihr Speicherkontingent angerechnet.

Kann ich die E‑Mail‑Vorschau deaktivieren?
Dies ist zurzeit nicht möglich, da die Vorschau für Nachvollziehbarkeit und Compliance sorgt.

Welche Programme unterstützen das EML‑Format?
Alle gängigen Mail‑Programme (Outlook, Apple Mail, Thunderbird) und viele DMS‑Lösungen können EML‑Dateien öffnen.

5. Kurz & knapp

  • E‑Mails lassen sich direkt beim Dokument anzeigen.

  • Vollständiger EML‑Download inklusive Anhängen.

  • EML‑Uploads werden automatisch verarbeitet und Anhänge extrahiert.