Anzeigen, Herunterladen und Nutzen von E‑Mails zu Dokumenten

E-Mails zu Dokumenten anzeigen, herunterladen und inklusive ignorierter oder gelöschter Anhänge nachvollziehen

Geschrieben von Philip Günther

Wenn ein Dokument per E-Mail nach einfachArchiv gelangt ist, können Sie die zugehörige Nachricht direkt am Dokument einsehen. So bleiben Betreff, Nachrichtentext und Anhänge nachvollziehbar, auch wenn einzelne Anhänge später gelöscht oder beim Import bewusst ignoriert wurden.

1. E‑Mail‑Vorschau am Dokument öffnen

  1. Öffnen Sie ein Dokument in der Dokumentenansicht.

  2. Wurde das Dokument per E-Mail importiert, sehen Sie oben das Briefumschlag-Symbol.

  3. Ein Klick darauf öffnet die vollständige E-Mail-Vorschau.

  4. In der Vorschau sehen Sie unter anderem:

    • Absender und Empfänger

    • Betreff

    • Nachrichtentext

    • Anhänge

2. Was in der Vorschau sichtbar bleibt

  1. Normale Anhänge
    Anhänge, die als Dokumente importiert wurden, bleiben in der Vorschau nachvollziehbar.
  2. Gelöschte Dokumente
    Wurde ein Anhang später als Dokument gelöscht, bleibt er in der E-Mail-Vorschau weiterhin als Datei sichtbar und herunterladbar.
  3. Ignorierte Anhänge
    Wurden Bilder oder Quittungen beim Import bewusst nicht als eigenes Dokument übernommen, können diese in der E-Mail-Vorschau trotzdem sichtbar bleiben. So bleibt der ursprüngliche Eingang vollständig nachvollziehbar.

3. E-Mail im Originalformat herunterladen

  1. In der E-Mail-Vorschau finden Sie das Download-Symbol.

  2. Darüber laden Sie die Nachricht im Originalformat herunter.

  3. In der Regel erhalten Sie die E-Mail als EML-Datei inklusive Anhängen.

  1. Die heruntergeladene E-Mail lässt sich z. B. in Outlook, Apple Mail oder Thunderbird öffnen.

4. EML- und MSG-Dateien im Alltag

  1. EML-Dateien
    EML-Dateien eignen sich gut für den Austausch mit vielen Mail-Programmen und lassen sich direkt in einfachArchiv verarbeiten.
  2. MSG-Dateien
    Auch Outlook-MSG-Dateien werden unterstützt. Diese können importiert und in der Dokumentenansicht direkt im Browser angezeigt werden.
  3. Anhänge bleiben getrennt prüfbar
    Sowohl bei EML als auch bei MSG werden Anhänge als eigenständige Dokumente verfügbar, sofern sie nicht durch Team-Regeln bewusst ignoriert werden.

5. Wann diese Vorschau besonders nützlich ist

  1. Rückfragen klären
    Sie können direkt prüfen, von wem das Dokument kam und welcher Kontext in der Nachricht stand.
  2. Importentscheidungen nachvollziehen
    Bei ignorierten Bildern, Quittungen oder gelöschten Anhängen sehen Sie weiterhin, was ursprünglich in der E-Mail enthalten war.
  3. Originalnachweis sichern
    Über den Download der E-Mail behalten Sie den ursprünglichen Nachrichtenstand außerhalb des Systems.

6. Häufige Fragen

Kann ich die E-Mail-Vorschau deaktivieren?

Derzeit nicht. Die Vorschau dient der Nachvollziehbarkeit des Imports.

Bleiben gelöschte Anhänge in der E-Mail sichtbar?

Ja. Gelöschte Anhänge können in der E-Mail-Vorschau weiterhin sichtbar und herunterladbar bleiben.

Können auch ignorierte Anhänge angezeigt werden?

Ja. Wenn Anhänge beim Import bewusst nicht als Dokument übernommen wurden, kann die E-Mail-Vorschau diese trotzdem enthalten.

Werden MSG-Dateien nur heruntergeladen oder auch angezeigt?

MSG-Dateien lassen sich inzwischen auch direkt im Browser anzeigen.

Die E-Mail-Vorschau in einfachArchiv ist mehr als nur eine Komfortfunktion. Sie hilft Ihnen, den Ursprung eines Dokuments nachzuvollziehen, Importentscheidungen zu verstehen und bei Bedarf die ursprüngliche Nachricht vollständig zu sichern.