Papierkorb: Gelöschte Dokumente wiederherstellen oder endgültig entfernen

Der Papierkorb in einfachArchiv ist ein Sicherheitsnetz für alle Dokumente, die Sie oder andere Benutzer gelöscht haben. Statt sie sofort unwiederbringlich zu entfernen, landen sie zunächst im Papierkorb. Dort bleiben sie für 30 Tage erhalten und werden danach automatisch endgültig entfernt. Bis dahin können Sie sie bei Bedarf wiederherstellen, falls Sie sie doch noch benötigen. Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie den Papierkorb aufrufen und welche Aktionen Ihnen zur Verfügung stehen.

1. Was ist der Papierkorb?

1. Zwischenstation für gelöschte Dokumente
   Ähnlich wie auf einem Betriebssystem gibt es auch in einfachArchiv einen Papierkorb. Gelöschte Dokumente werden dort vorübergehend gespeichert, um versehentliche Löschvorgänge rückgängig machen zu können.

2. Keine Sperrfrist-Dokumente
   Dokumente, die einer aktiven Sperrfrist (z. B. Rechnungen mit 10 Jahren Aufbewahrung) unterliegen, können nicht gelöscht werden und gelangen daher nicht in den Papierkorb.

3. Automatisches Entfernen nach 30 Tagen
   Bleiben die gelöschten Dokumente im Papierkorb, werden sie nach Ablauf von 30 Tagen automatisch aus einfachArchiv entfernt – sofern sie nicht zuvor manuell wiederhergestellt wurden.

2. Aufruf des Papierkorbs

1. Benutzer-Menü

   • Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen (bzw. Ihr Profilbild).

   • Im Dropdown-Menü wählen Sie „Papierkorb“.

2. Übersicht gelöschter Dokumente

   • Nach dem Klick öffnet sich die Papierkorb-Übersicht.

   • Dort sind alle gelöschten Dokumente aufgelistet, sortiert nach Datum (z. B. „Letzte 7 Tage“).

   • Auf der rechten Seite finden Sie bei jedem Dokument einen grünen Button „Wiederherstellen“.

   • Oben kann ein roter Button „Papierkorb leeren“ sichtbar sein, wenn Dokumente manuell endgültig gelöscht werden sollen.

3. Dokumente wiederherstellen

1. Wiederherstellen aus der Liste

   • In der Papierkorb-Übersicht klicken Sie beim jeweiligen Dokument auf „Wiederherstellen“.

   • Das Dokument wird sofort in den regulären Dokumente-Bereich verschoben, mitsamt allen Metadaten (Absender, Empfänger, Typ, Tags etc.).

2. Wiederherstellen über die Dokumentenansicht

   • Alternativ können Sie das gelöschte Dokument anklicken, um es direkt im Papierkorb zu öffnen.

   • Oben rechts erscheint ein Hinweis „Dieses Dokument wurde gelöscht“ sowie ein Button „Wiederherstellen“.

   • Ein Klick darauf stellt das Dokument ebenso wieder her, einschließlich aller bisherigen Metadaten und Infos.

4. Dokumente endgültig löschen

1. Manuelles Entfernen

   • Befinden sich Dokumente im Papierkorb, können Sie sie jederzeit endgültig löschen.

   • Klicken Sie dazu auf „Papierkorb leeren“, wenn Sie alle Dokumente sofort aus dem Papierkorb löschen möchten.

2. Automatische Entfernung

   • Nach 30 Tagen im Papierkorb werden die Dokumente von einfachArchiv automatisch vollständig gelöscht.

   • Danach lassen sie sich nicht mehr wiederherstellen.

3. Revisionssicherheit

   • Sobald ein Dokument endgültig entfernt ist, ist es aus dem System verschwunden.

   • Die Protokolleinträge (z. B. „Dokument gelöscht am …“) bleiben jedoch erhalten, sodass weiterhin nachvollziehbar bleibt, wann die Löschung erfolgt ist.

5. Tipps & Best Practices

1. Regelmäßig kontrollieren
   Werfen Sie ab und zu einen Blick in den Papierkorb, um versehentlich gelöschte Dokumente rechtzeitig zu bemerken.

2. Nicht benötigte Dokumente entfernen
   Halten Sie Ordnung, indem Sie Dokumente, die definitiv nicht mehr gebraucht werden, ggf. schon vor Ablauf der 30 Tage manuell löschen.

3. Dokument zuerst ansehen
   Sind Sie unsicher, ob Sie das richtige Dokument wiederherstellen oder endgültig löschen möchten, öffnen Sie es im Papierkorb und prüfen Sie den Inhalt.

6. Häufige Fragen

Wie lange bleiben Dokumente im Papierkorb?
Sie verbleiben dort für 30 Tage. Nach Ablauf dieser Frist werden sie automatisch und unwiderruflich aus einfachArchiv entfernt.

Was passiert mit Dokumenten, die einer Sperrfrist unterliegen?
Diese können in einfachArchiv nicht gelöscht werden und landen daher gar nicht erst im Papierkorb. Bleibt nach Ablauf der Sperrfrist eine „Automatisch Löschen“-Einstellung aktiviert, wird das Dokument dann in den Papierkorb verschoben.

Kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig wiederherstellen?
Nein. Pro Klick wird immer nur ein Dokument zurückgeholt. Wiederherstellungen erfolgen einzeln.

Der Papierkorb in einfachArchiv bietet Sicherheit, falls versehentlich Dokumente gelöscht wurden, und sorgt zugleich für Übersichtlichkeit. So behalten Sie die Kontrolle über gelöschte Unterlagen – entweder Sie stellen sie wieder her oder lassen sie nach spätestens 30 Tagen endgültig aus dem System entfernen.