Grundlegende Funktionen
Hier finden Sie alle wichtigen Informationen zur täglichen Arbeit in einfachArchiv – vom Posteingang über die Suchfunktion bis hin zum Umgang mit Dokumententypen und Tags.
- Posteingang: Dokumente effizient verwaltenDokumente prüfen, Duplikate erkennen und Massenaktionen im Posteingang sicher nutzen
- Persönliche E-Mail-Adresse: Dokumente per E-Mail ins Archiv sendenE-Mails, Anhänge, MSG- und EML-Dateien sowie optionale ZIP- und Quittungsregeln sicher verarbeiten
- Dokumente: Überblick & OrganisationArchivierte Dokumente verwalten, exportieren, teilen und über Ordner strukturiert organisieren
- Versionierung: Änderungen an Dokumenten lückenlos nachverfolgenNeue Versionen hochladen, ältere Versionen einsehen und separate Dokumentenkontingente für Versionen
- Suche: Dokumente effizient auffindenVolltextsuche, Filterbegriffe, Wildcards, UND/ODER-Verknüpfungen und erweiterte Felder (z. B. information.payment_due_date)
- Kontakte: Absender- und Empfänger verwaltenAbsender- und Empfängerdaten pflegen, automatische Logo-Erkennung nutzen und Dokumente einfacher wiederfinden
- Dokumententypen: Fristen und Kategorien festlegenDokumenttypen anlegen, Aufbewahrungsfristen definieren und bestehende Belege bei Bedarf aktualisieren
- Tags: Flexible Verschlagwortung für schnelles AuffindenDokumente mit benutzerdefinierten Stichworten gliedern und thematisch gruppieren
- Erinnerungen: Termine und Fristen im Blick behaltenDokumentbezogene und allgemeine Erinnerungen anlegen, wiederholen und komfortabel verwalten
- Protokoll: Lückenlose Nachverfolgung aller AktionenVollständige Übersicht über sämtliche Aktivitäten im Unternehmen sowie pro Dokument
- Papierkorb: Gelöschte Dokumente wiederherstellen oder endgültig entfernenGelöschte Unterlagen sicher im Papierkorb verwalten und bei Bedarf wiederherstellen
- Bald im Papierkorb: Bevorstehende Löschungen rechtzeitig prüfenDokumente mit nahender automatischer Löschung überwachen und Erinnerungen zu bevorstehenden Papierkorb-Verschiebungen aktivieren
- Exporte: Archiv, Ordner und Suchergebnisse herunterladenExporte im Hintergrund erstellen, Status prüfen und fertige ZIP-Dateien rechtzeitig herunterladen
- Dokumentinformationen: Metadaten prüfen und pflegenDokumentdetails, Beträge, Zahlungsstatus, Kostenstellen und Kontoauszugs-Salden strukturiert erfassen