Sperrfrist innerhalb von 24 Stunden anpassen oder aufheben

1. Hintergrund

Sobald ein Dokument in einfachArchiv archiviert wurde, wird die Sperrfrist normalerweise fest eingestellt. Innerhalb der ersten 24 Stunden nach der Archivierung haben Sie jedoch die Möglichkeit, diese Sperrfrist noch einmal zu ändern oder vollständig aufzuheben. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn einem Dokument versehentlich eine Sperrfrist zugewiesen oder es einem falschen Dokumenttyp zugeordnet wurde.

2. Voraussetzungen

Die Änderung der Sperrfrist kann ausschließlich von Benutzern mit den folgenden Rollen durchgeführt werden:

• Super Archivar

• Benutzerverwaltung

• Eigentümer

Stellen Sie sicher, dass Sie über eine dieser Rollen verfügen, um die Anpassung vornehmen zu können.

3. Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Dokument öffnen
   Öffnen Sie das Dokument, bei dem Sie die Sperrfrist korrigieren möchten.

2. Sperrfristen-Bereich aufrufen
   In der rechten Seitenleiste finden Sie am unteren Ende den Bereich „Sperrfristen“.
   Wenn Sie mit der Maus über diesen Bereich fahren, erscheint ein Bearbeitungs-Icon.

   

3. Sperrfrist bearbeiten
   Klicken Sie auf das Bearbeitungs-Icon, um das Dialogfenster „Aufbewahrungsfristen bearbeiten“ zu öffnen.

   

4. Neue Sperrfrist festlegen oder entfernen

   • Wählen Sie die gewünschte Sperrfrist aus (zum Beispiel „Für 10 Jahre“) oder

   • Setzen Sie die Sperrfrist auf „Nicht sperren“, um sie vollständig aufzuheben.
     Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf „Speichern“.

4. Wichtiger Hinweis

Bitte beachten Sie, dass diese Änderungen nur innerhalb der ersten 24 Stunden nach der Archivierung des Dokuments möglich sind. Nach Ablauf dieses Zeitraums bleibt die Sperrfrist unverändert bestehen und kann nicht mehr angepasst werden.

5. Zusammenfassung

Mit dieser Funktion können Sie in einfachArchiv versehentlich gesetzte Sperrfristen innerhalb von 24 Stunden schnell und unkompliziert korrigieren oder aufheben. Dies sorgt für eine höhere Flexibilität in der Dokumentenverwaltung und ermöglicht eine rasche Behebung von Fehlern.