Posteingang: Dokumente effizient verwalten

Eingehende Dokumente digital erfassen und kategorisieren

Geschrieben von Philip Günther

Der Posteingang ist die zentrale Sammelstelle für neu eingehende Dokumente in einfachArchiv. Ganz gleich, ob Sie Dateien manuell hochladen, via Drag-&-Drop ablegen oder per E-Mail weiterleiten: Zunächst landen alle Dokumente im Posteingang, bevor Sie sie prüfen und archivieren.

1. Bedeutung des Posteingangs

  • Gemeinsame Übersicht: Der Posteingang kann von allen oder nur bestimmten Benutzern Ihres Unternehmens eingesehen werden – je nachdem, welche Freigabe-Einstellung Sie wählen.

  • Zentrale Erfassung: Ob Scans, PDF-Dateien aus E-Mails oder digitale Belege – alles wird zunächst im Posteingang gesammelt, um es anschließend weiterzuverarbeiten.

2. Freigabe-Einstellungen für den Posteingang

Wenn Sie auf das Zahnrad-Symbol im Posteingang klicken, können Sie auswählen, ob der Posteingang allen Benutzern oder nur bestimmten Personen zugänglich sein soll:

  • Alle Benutzer: Jeder mit einem entsprechenden Zugang zum Unternehmen sieht alle eingehenden Dokumente.

  • Bestimmte Benutzer: Sie können gezielt festlegen, wer Zugriff auf den Posteingang erhält.

3. Dokumente hochladen

3.1 Drag & Drop (empfohlen)

  1. Dateien ziehen und ablegen
    Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien direkt aus einem Ordner Ihres Computers in das Browserfenster, während der Posteingang geöffnet ist.

  2. Sofortiger Upload
    Der Upload startet automatisch. Für jede Datei sehen Sie einen Fortschrittsbalken.

  3. Keine zusätzlichen Klicks
    Es ist kein Klick auf den „+“-Button nötig; einfachArchiv erkennt den Drop-Bereich selbstständig.

  4. Unterstützte Dateiformate
    einfachArchiv akzeptiert alle gängigen Dokument- und Bildformate (z. B. PDF, JPG, PNG, TIFF).

3.2 Manuelles Hochladen (Plus-Button)

  1. Upload-Button verwenden
    Klicken Sie im Posteingang auf den grünen „+“-Button.

  2. Dateien auswählen
    Wählen Sie eine oder mehrere Dateien von Ihrem Computer aus.

  3. Automatische Analyse
    einfachArchiv erkennt beim Hochladen wichtige Informationen wie Absender und Empfänger und speichert sie für die spätere Volltextsuche und Kategorisierung.

3.3 Per E-Mail senden

  1. Persönliche E-Mail-Adresse
    Unten im Posteingang finden Sie Ihre persönliche einfachArchiv-E-Mail-Adresse.

  2. Weiterleitung einrichten
    Leiten Sie Dokumente (z. B. Rechnungen) an diese Adresse weiter.

  3. Regeln oder Filter
    In Ihrem E-Mail-Programm können Sie Regeln anlegen, damit bestimmte E-Mails (z. B. nur solche mit PDF-Anhängen) automatisch an einfachArchiv weitergeleitet werden.

4. Dokumente prüfen und bearbeiten

  1. Auswahl eines Dokuments
    Klicken Sie auf ein Dokument im Posteingang, um es in der Detailansicht zu öffnen.

  2. Angaben ergänzen
    In der rechten Seitenleiste können Sie Absender, Empfänger, Dokumenttyp, Tags und Notizen ergänzen oder bestehende Informationen ändern.

  3. Vorschau und Prüfung
    Überprüfen Sie, ob das Dokument in Ordnung ist und alle Seiten vollständig sind.

5. Archivierung

  • Revisionssichere Ablage
    Klicken Sie auf „Jetzt archivieren“, um das Dokument rechtskonform (revisionssicher) abzulegen.

  • Versionierung
    Änderungen an Metadaten (z. B. Tags, Typ) werden im Versionsverlauf festgehalten. Das Originaldokument selbst bleibt unverändert.

  • Aus dem Posteingang entfernt
    Nach der Archivierung wird das Dokument aus dem Posteingang entfernt und erscheint in der Dokumenten-Übersicht.

6. Häufige Fragen

Kann ich mobil auf den Posteingang zugreifen?
Ja. einfachArchiv ist webbasiert, sodass Sie sich von jedem internetfähigen Gerät (Smartphone, Tablet, Laptop) einloggen und Dokumente im Posteingang ansehen oder hochladen können.

Wer sieht die Dokumente im Posteingang?
Wer genau Zugriff hat, bestimmen Sie über das Zahnrad-Symbol im Posteingang. Dort legen Sie fest, ob alle Benutzer oder nur ausgewählte Personen den Posteingang sehen können.

Was passiert, wenn ich Dokumente versehentlich lösche?
Gelöschte Dokumente landen zunächst im Papierkorb, wo sie noch wiederhergestellt werden können, sofern sie nicht endgültig entfernt wurden.

Mit dem Posteingang haben Sie den ersten wichtigen Schritt im Dokumentenmanagement: Sie sammeln und sichten alle neuen Unterlagen an einem Ort.