Suche: Dokumente effizient auffinden

Volltextsuche, Filterbegriffe, Wildcards, UND/ODER-Verknüpfungen und erweiterte Felder (z. B. information.payment_due_date)

Geschrieben von Philip Günther

In einfachArchiv lässt sich Ihr Dokumentenarchiv nicht nur über Ordner, Dokumententypen und Tags durchsuchen, sondern auch über eine leistungsstarke Suchfunktion mit Filtern und Operatoren. Hier erfahren Sie, wie Sie Teilwort-Suchen realisieren, welche Felder Sie für Filter und Sortierungen zur Verfügung haben und wie Sie mithilfe von Klammern und logischen Verknüpfungen (AND/OR) Ihre Trefferliste weiter optimieren.

Screenshot der Suchergebnisse mit Filterleiste und Trefferliste in einfachArchiv

1. Standard-Suche und Ganze Wörter

  1. Ganze-Wort-Suche

    • Gibt der Nutzer z. B. Rechnung ein, findet einfachArchiv alle Dokumente, in denen genau das Wort „Rechnung“ auftaucht.

    • Eine Suche nach Rech liefert keine Treffer für „Rechnung“, da einfachArchiv standardmäßig nur ganze Wörter erkennt.

  2. Wildcard für Teilwörter

    • Um Teilbegriffe zu finden, verwenden Sie das Stern-Symbol (*).

    • Beispiel: Rech* erfasst „Rechnung“, „Rechnungen“ usw.

    • Ohne * werden solche Teilworttreffer nicht gefunden.

2. Erweiterte Felder und Filterparameter

Sie können in einfachArchiv über das Suchfeld direkt nach bestimmten Feldern oder Subfeldern filtern. Hier eine Übersicht möglicher Parameter (inkl. Subfelder von information), die Sie in der Suche verwenden können. Geben Sie sie im Format feldname:Wert oder feldname:>Wert / feldname:<Wert etc. ein.

Feldname Beschreibung/Beispiel

status

Dokumentstatus, z. B. extracting_data, under_review, archived, trashed

in

Interner Status: inbox, archive oder trash

folder

Ordner-ID, wenn Sie gezielt nach einem bestimmten Ordner filtern möchten

users

Benutzer-IDs, die auf das Dokument Zugriff haben

filename

Dateiname des Dokuments (Keyword); z. B. filename:"Rechnung_2025.pdf"

format

Dateiformat (Keyword), z. B. format:"pdf"

size

Dateigröße (integer), z. B. size:>102400

hash

Dateihash (Keyword), i. d. R. nur intern relevant

flow

incoming oder outgoing (Absender/Empfänger-Logik)

sender

Name des Absenders (Keyword)

recipient

Name des Empfängers (Keyword)

contact

Je nach Dokumentfluss der jeweils externe Kontakt (Sender oder Empfänger)

pages

Seitenanzahl (short), z. B. pages:>10

type

Dokumententyp, z. B. type:"Rechnung" oder type:"Gutschrift"

date

Dokumentdatum (Date-Feld); z. B. date:>=2025-01-01

year

Jahr des Dokumentdatums (short), z. B. year:2025

month

Monat des Dokumentdatums (byte), z. B. month:3 (März)

day

Tag des Dokumentdatums (byte), z. B. day:15

quarter

Quartal des Dokumentdatums (byte), z. B. quarter:2

information

Oberobjekt für weitere Felder (siehe Subfelder unten)

tags

Schlagwörter; z. B. tags:"Projekt X" (exakt) oder tags:Proje* (mit Wildcard)

note

Notizfeld (Text-Feld); kann in Volltext-Suchen auftauchen

versions

Versionsanzahl (short), z. B. versions:>1

archived_at

Datum, wann das Dokument archiviert wurde (Date-Feld)

locked_for

Interval, für wie lange das Dokument gesperrt wurde, z. B. 6m oder 10y

locked_until

Sperrfristdatum (Date-Feld); z. B. locked_until:>2025-01-07

trash_after

Interval, nach welchem Zeitraum das Dokument nach Aufhebung der Sperrung gelöscht wird, z. B. 0d oder 6m oder 1y

auto_trash_at

Zeitpunkt, wann das Dokument automatisch in den Papierkorb wandert (Date-Feld)

text

Volltext aus dem Dokument (sofern OCR/Textextraktion vorliegt)

Subfelder von information

information-Feld Beispiel-Filter Beschreibung

information.payment_due_date

information.payment_due_date:<=2025-12-31

Fälligkeitsdatum

information.contract_id

information.contract_id:1234

Vertragsnummer (Keyword)

information.customer_id

information.customer_id:5678

Kundennummer (Keyword)

information.invoice_id

information.invoice_id:7890

Rechnungsnummer (Keyword)

information.iban

information.iban:"DE1234..."

IBAN (Keyword)

information.bic

information.bic:"ABCDEF..."

BIC (Keyword)

information.bank

information.bank:"Sparkasse"

Bankname (Keyword)

information.payment_status

information.payment_status:paid

Zahlungsstatus, z. B. paid oder open

information.payment_reference

information.payment_reference:"Verwendungs..."

Verwendungszweck/Referenz (Keyword)

information.vat_number

information.vat_number:"DE12..."

USt-IdNr. (Keyword)

information.phone

information.phone:"0211..."

Telefonnummer (Keyword)

information.email

information.email:"kunde@example.com"

E-Mail-Adresse (Keyword)

information.website

information.website:"example.com"

Website (Keyword)

Tipp: Viele dieser Felder (z. B. sender, filename, type) sind vom Typ Keyword und berücksichtigen ohne * nur exakte Treffer.

3. Filter-Ausdrücke und Beispiele

  1. Grundlegende Ausdrücke

    • date:>=2025-01-01 zeigt Dokumente ab 1. Januar 2025.

    • flow:incoming filtert alle eingehenden Dokumente (Absender extern).

    • type:"Gutschrift" sucht Dokumente vom Dokumententyp Gutschrift.

    • information.payment_due_date:<=2025-12-31 zeigt Dokumente, deren Fälligkeitsdatum bis Jahresende 2025 liegt.

  2. Mehrere Filter kombinieren

    • Geben Sie Filterbegriffe hintereinander ein, um die Suche weiter einzugrenzen, z. B.:

      date:>=2025-01-01 flow:outgoing type:"Rechnung"

      Die Suchergebnisse erfüllen alle genannten Bedingungen (UND-Verknüpfung).

  3. Wildcard für Teilwort-Suchen

    • sender:Rech* sucht Absenderangaben, die mit „Rech“ beginnen.

    • tags:Proj* könnte Tags wie „Projekt A“ oder „ProjektX“ abdecken.

4. Klammern und logische Operatoren (AND/OR)

Sie können Suchbegriffe mit Klammern, AND oder OR verknüpfen:

  1. OR-Beispiele

    • type:"Rechnung" OR type:"Mahnung"
      → Liefert Dokumente, die Rechnung oder Mahnung als Typ haben.
    • sender:FirmaX OR recipient:FirmaX
      → Findet Dokumente, in denen FirmaX entweder Absender oder Empfänger ist.

  2. AND-Beispiele (Standard)

    • Einfach mehrere Parameter hintereinander:

      date:>=2025-01-01 date:<=2025-01-31

      → Zeigt Dokumente zwischen 1. und 31. Januar 2025.

  3. Klammern

    • (type:"Rechnung" OR type:"Mahnung") flow:incoming
      → Erstens Rechnung oder Mahnung und zweitens eingehend.

Hinweis: Die genaue Syntax kann je nach System leicht variieren. Achten Sie auf Anführungszeichen bei zusammengesetzten Wörtern (z. B. "Rechnung Kunden ABC").

5. Suchergebnisse exportieren

  1. Export direkt aus der Suche

    • Über das Menü in der Suchleiste können Sie „Suchergebnisse exportieren“ auswählen.

    • Dabei wird kein Sofortdownload gestartet, sondern ein Hintergrundexport angelegt.

  2. Status später prüfen

    • Den fertigen Export finden Sie im Bereich „Exporte“.

    • Dort sehen Sie auch, ob der Export noch in Warteschlange ist, gerade erstellt wird oder bereits bereitsteht.

6. Tipps & Best Practices

  1. Teilworte mit *

    • Denken Sie an das *, wenn Sie nur einen Teil eines Wortes kennen (z. B. Rech* für „Rechnung“).

    • Ohne Wildcard durchsucht einfachArchiv nur ganze Wörter.

  2. Mehrere Filter

    • Sie können z. B. type:"Vertrag" date:>=2025-01-01 locked_until:>2025-06-01 in einer Zeile eingeben, um Verträge ab Mitte 2025 zu finden, deren Sperrfrist noch läuft.

  3. Suche in Subfeldern

    • Beispiel: information.email:"kunde@beispiel.de" oder information.payment_due_date:>2025-01-01.

    • Damit greifen Sie auf spezifische Metadaten zu.

  4. OR-Verknüpfungen

    • Machen Sie Dokumente auffindbar, die entweder das eine oder das andere Merkmal besitzen.

7. Häufige Fragen

Werden Teilwortsuchen automatisch erkannt?

Nein. Standardmäßig werden nur exakte Wörter gefunden. Setzen Sie * (z. B. Rech*), wenn Sie Teilwörter matchen wollen.

Wie kombiniere ich mehrere Filter?

Hintereinanderschreiben, z. B.:

date:>=2025-01-01 date:<=2025-01-31 flow:incoming type:"Rechnung"

= logisches UND.Für logisches ODER verwenden Sie OR (z. B. type:"Mahnung" OR type:"Rechnung").

Ist die Suche ins OCR/Volltext integriert?

Ja. Das Feld text enthält den extrahierten Volltext, den Sie ebenfalls durchsuchen können (z. B. text:"Stichwort").

Kann ich Suchergebnisse exportieren?

Ja. Über das Menü in der Suchleiste können Sie einen Export der aktuellen Suchtreffer anstoßen. Der Export erscheint anschließend im Bereich „Exporte“.

Dank dieser Suche-Funktionen in einfachArchiv finden Sie Dokumente schnell und gezielt – ob per Ganzwort-Suche, Wildcard, Teilfeldern wie information.xxx oder komplexen OR/AND-Verknüpfungen. Kombinieren Sie Filter wie Datum, Dokumenttyp und Sperrfrist, um selbst in großen Archiven mühelos das Passende zu entdecken.