Persönliche E-Mail-Adresse: Dokumente per E-Mail ins Archiv senden

Ihre persönliche E-Mail-Adresse für den Posteingang nutzen, E-Mail-Anhänge automatisch archivieren und bei Bedarf eine neue Adresse anfordern

Geschrieben von Philip Günther

In einfachArchiv können Sie eingehende Dokumente bequem per E-Mail in den Posteingang schicken. Dazu steht Ihnen eine persönliche E-Mail-Adresse zur Verfügung, die an Ihr Unternehmen und Ihren Benutzer gekoppelt ist. In diesem Artikel erfahren Sie, wo Sie diese Adresse finden, wie eingehende E-Mails verarbeitet werden und wie Sie bei Kompromittierung eine neue Adresse generieren. Außerdem lernen Sie, wie Sie Bildanhänge ignorieren lassen und wie viele Anhänge pro E-Mail maximal verarbeitet werden.

1. Wo finde ich meine persönliche E-Mail-Adresse?

  1. Posteingang

    • Öffnen Sie den Posteingang (links in der Navigation) und scrollen Sie nach unten.

    • Dort sehen Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse (z. B. user.company.xyz@einfacharchiv.app).

  2. Zahnrad-Icon „Neue E-Mail-Adresse anfordern“

    • Neben der Adresse befindet sich ein Zahnrad-Icon.

    • Klicken Sie darauf, um bei Bedarf eine neue E-Mail-Adresse anzufordern (etwa im Fall von Kompromittierung).

    • Die alte Adresse wird sofort deaktiviert und nimmt keine E-Mails mehr an.

  3. Unternehmens- und Benutzerbezug

    • Jede E-Mail-Adresse ist eindeutig Ihrem Unternehmen und Ihrem Benutzer zugeordnet.

    • Wechseln Sie das Unternehmen, ändert sich daher auch Ihre zugehörige E-Mail-Adresse.

2. Wie funktioniert die E-Mail-Weiterleitung?

  1. Anhänge werden Dokumente

    • Leiten Sie eine E-Mail an Ihre einfachArchiv-Adresse weiter.

    • Enthält diese E-Mail Anhänge, wird jeder Anhang als einzelnes Dokument im Posteingang gelistet.

    • Zudem wird die E-Mail selbst archiviert, sodass alle Infos erhalten bleiben.

  2. E-Mail ohne Anhang

    • Kommt eine E-Mail ohne Anhänge, wird die E-Mail selbst zum Dokument im Posteingang.

  3. Maximal 25 Anhänge

    • Pro E-Mail können maximal 25 Anhänge verarbeitet werden.

    • Weitere Anhänge werden ignoriert. Achten Sie darauf, dass Sie ggf. mehrere E-Mails mit jeweils bis zu 25 Anhängen versenden, falls mehr Dokumente vorliegen.

  4. Separater Eintrag

    • Jeder Anhang erscheint einzeln im Posteingang. Dort können Sie es prüfen, Metadaten anpassen und archivieren.

3. Neue E-Mail-Adresse anfordern (Kompromittierung)

  1. Warum?

    • Sollte Ihre E-Mail-Adresse kompromittiert sein (z. B. durch Weitergabe an Unbefugte oder Spam), erstellen Sie rasch eine neue.

  2. Vorgehen

    • Klicken Sie im Posteingang neben der E-Mail-Adresse auf das Zahnrad-Icon.

    • Dort wählen Sie „Neue E-Mail-Adresse anfordern“.

    • Sofort erhalten Sie eine zufällige neue Adresse; die alte wird ungültig.

  3. Anpassung von E-Mail-Regeln

    • Wenn Sie Weiterleitungsregeln nutzen, passen Sie sie an, damit eingehende Rechnungen und Belege wieder korrekt an die neue Adresse gelangen.

4. E-Mail-Regeln für automatische Weiterleitung

  1. Automatisierung

    • Um das Weiterleiten nicht manuell zu erledigen, richten Sie in Ihrem E-Mail-Programm (z. B. Outlook, Gmail) Regeln ein.

    • Beispiel: E-Mails mit „Rechnung“ im Betreff gehen automatisch an Ihre einfachArchiv-Adresse.

  2. Vorteil

    • So landen eingehende Rechnungen oder Belege automatisch im Posteingang, ohne Ihr Zutun.

    • Das beschleunigt den Workflow und minimiert das Risiko, wichtige Unterlagen zu übersehen.

5. Bilder in E-Mails ignorieren

  1. Einstellung in den Features

    • Unter Einstellungen → Features können Sie „Bilder in E-Mails ignorieren“ aktivieren oder deaktivieren.

    • Ist diese Option aktiv, werden Signaturgrafiken oder eingebettete Bilder nicht als eigenständige Dokumente importiert.

  2. Weniger unnötige Dateien

    • Sie verringern dadurch die Zahl von Bilddateien im Posteingang, die oft keine Relevanz für Ihr Archiv haben.

    • Möchten Sie solche Grafiken archivieren, deaktivieren Sie die Option wieder.

6. Tipps & Best Practices

  1. Adresse schützen

    • Teilen Sie Ihre einfachArchiv-Adresse nur intern oder mit vertrauenswürdigen Partnern.

    • Bei Spam oder missbräuchlicher Nutzung erstellen Sie rasch eine neue.

  2. Jeder Anhang = eigenes Dokument

    • Prüfen Sie kurz die empfangenen Anhänge im Posteingang, bevor Sie sie archivieren, damit Sie den richtigen Dokumenttyp auswählen können.

  3. Test-E-Mail

    • Senden Sie eine Beispielrechnung an Ihre Posteingangsadresse, um sicherzustellen, dass sie im Posteingang auftaucht und korrekt verarbeitet wird.

  4. E-Mail-Adresse austauschen

    • Bei Auffälligkeiten (z. B. fremder Zugriff) klicken Sie auf das Zahnrad-Icon, um die Adresse zu wechseln.

    • Passen Sie danach Ihre E-Mail-Weiterleitungsregeln an.

7. Häufige Fragen

Kann ich Dokumente direkt aus dem Posteingang löschen?
Ja, Sie können sämtliche Dokumente im Posteingang löschen. Bedenken Sie jedoch, ob Sie das Dokument nicht doch archivieren möchten, bevor Sie es entfernen.

Was geschieht mit mehr als 25 Anhängen?
Pro E-Mail werden maximal 25 Anhänge verarbeitet. Die übrigen Anhänge werden ignoriert. Senden Sie größere Mengen aufgeteilt in mehrere E-Mails.

Was tun, wenn die E-Mail-Adresse an falsche Hände gerät?
Mit Klick auf das Zahnrad-Icon „Neue E-Mail-Adresse anfordern“ erhalten Sie sofort eine neue, während die alte umgehend deaktiviert wird.

Mit Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse in einfachArchiv leiten Sie E-Mail-Belege unkompliziert in den Posteingang. Dabei entsteht pro Anhang ein Dokument, und Sie können optional Bilder aus E-Mails ignorieren, um das Archiv schlank zu halten. Richten Sie E-Mail-Regeln ein, um Rechnungen & Co. automatisch zu erfassen, und sollten Sie eine neue Adresse benötigen, fordern Sie sie per Zahnrad-Menü einfach an.