Dokumente: Überblick & Organisation

Im Bereich Dokumente verwalten Sie alle bereits archivierten Unterlagen in einfachArchiv. Hier organisieren Sie Ordner, filtern und sortieren Belege, öffnen Detailansichten und starten Aktionen wie Export, Freigabelink oder Ordnerduplizierung.

1. Aufbau der Dokumentenübersicht

Ordner und Dateien

• Im oberen Bereich sehen Sie Ihre Ordner.

• Darunter folgen die archivierten Dokumente.

Ansichten

• Kachelansicht: Gut für schnelle optische Orientierung.

• Listenansicht: Gut für größere Mengen, Spalten und systematisches Arbeiten.

Hinweis: Zwischen beiden Ansichten wechseln Sie oben rechts.

2. Menü im Archiv und in Ordnern

Über das Drei-Punkte-Menü stehen je nach Position unterschiedliche Aktionen zur Verfügung.

Im Hauptarchiv

• Neuen Ordner erstellen

• Archiv exportieren

• Exporte anzeigen

In einem Unterordner

• Bearbeiten

• Verschieben

• Diesen Ordner löschen

• Diesen Ordner exportieren

• Exporte anzeigen

• Ordnerstruktur duplizieren

Wichtig: Exporte werden im Hintergrund erstellt und später im Bereich „Exporte“ bereitgestellt.

3. Ordner verwalten

1. Ordner erstellen
   Erstellen Sie neue Ordner über das Menü im Hauptarchiv oder innerhalb bestehender Ordner.
2. Ordner verschieben
   Unterordner lassen sich in eine andere Ebene verschieben.
3. Ordner löschen
   Beim Löschen eines Ordners verschwindet die Struktur. Dokumente bleiben erhalten.
4. Ordnerstruktur duplizieren
   Für wiederkehrende Ablagen können Sie eine Ordnerstruktur inklusive Unterordner duplizieren. Mehr dazu im Artikel „Ordnerstruktur duplizieren: Vorlagen für Jahr und Monat anlegen“.

4. Filtern und sortieren

Im Bereich Dokumente können Sie u. a. nach folgenden Kriterien arbeiten:

• Datum

• Dokumenttyp

• Richtung

• Sperrstatus

• Name, Datum oder „Gesperrt bis“ als Sortierkriterium

5. Dokumente öffnen und bearbeiten

1. Detailansicht öffnen
   Klicken Sie auf ein Dokument, um die Detailansicht zu öffnen.
2. Metadaten pflegen
   Dort bearbeiten Sie Absender, Empfänger, Typ, Tags und weitere Angaben.
3. Historie nachvollziehen
   Änderungen erscheinen im Protokoll oder Versionsverlauf.

6. Wichtige Aktionen direkt am Dokument

Je nach Dokumenttyp und Status stehen oben in der Dokumentansicht zusätzliche Aktionen zur Verfügung:

1. Herunterladen
   Lädt das Dokument auf Ihren Rechner.
2. In separatem Fenster öffnen
   Öffnet das Dokument separat im Browser.
3. Link teilen
   Für archivierte Dokumente können Sie einen geheimen Freigabelink erzeugen.
4. PDF-Ansicht als Standard festlegen
   Bei PDF-Dokumenten können Sie Ihre bevorzugte Standardansicht festlegen, z. B. Seitenbreite oder ganze Seite.
5. In den Papierkorb legen
   Möglich, sofern keine Sperrfrist dies verhindert.

7. Exporte aus dem Archiv

1. Archiv exportieren
   Startet einen Export des gesamten Archivs.
2. Ordner exportieren
   Erstellt einen Export eines einzelnen Ordners inklusive Unterordner.
3. Bereitstellung
   Nach dem Start wird der Export im Hintergrund erzeugt und anschließend unter „Exporte“ bereitgestellt.

8. Tipps & Best Practices

1. Listenansicht für Masse
   Nutzen Sie die Listenansicht, wenn Sie viele Dokumente vergleichen oder strukturiert abarbeiten möchten.
2. Ordner nur so tief wie nötig
   Eine flache Struktur bleibt langfristig übersichtlicher.
3. Freigabelinks bewusst einsetzen
   Teilen Sie Dokumente per Link nur dann, wenn ein externer Zugriff wirklich sinnvoll ist.
4. Exporte nicht mit Sofortdownload verwechseln
   Größere Exporte werden nicht sofort heruntergeladen, sondern zunächst erstellt.

9. Häufige Fragen

Kann ich mein gesamtes Archiv herunterladen?

Ja. Der Export wird über „Archiv exportieren“ gestartet und später im Bereich „Exporte“ zum Download bereitgestellt.

Kann ich einen einzelnen Ordner exportieren?

Ja. Dafür gibt es im Ordnermenü die Aktion „Diesen Ordner exportieren“.

Kann ich Dokumente aus der Übersicht teilen?

Ja. In der Dokumentansicht archivierter Dokumente steht die Funktion „Link teilen“ zur Verfügung.

Was passiert, wenn ich einen Ordner lösche?

Die Ordnerstruktur wird entfernt, die enthaltenen Dokumente bleiben erhalten.

Mit Dokumente in einfachArchiv verwalten Sie nicht nur Ihre Archivstruktur, sondern auch Exporte, Freigaben und wiederkehrende Ordnerablagen. Damit ist dieser Bereich das zentrale Steuerpult für alle bereits archivierten Unterlagen.