Dokumente: Überblick & Organisation

Archivierte Unterlagen verwalten, filtern und strukturieren

Geschrieben von Philip Günther

Der Bereich Dokumente bildet das Herzstück von einfachArchiv, in dem Sie bereits archivierte Unterlagen dauerhaft sicher aufbewahren. Nachdem Dokumente aus dem Posteingang archiviert wurden, erscheinen sie hier. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Dokumentenübersicht optimal nutzen, wie Sie neue Ordner erstellen, Dokumente sortieren oder filtern und zwischen verschiedenen Ansichtsoptionen wechseln.

1. Aufbau der Dokumentenübersicht

Ordner und Dateien

  • Im oberen Bereich sehen Sie Ihre Ordner als grüne Kacheln (z. B. „Personal“, „DSGVO“, „Gründung“).

  • Darunter werden bereits archivierte Dokumente angezeigt (z. B. Rechnungen, Verträge).

Ansichtsoptionen

  • Kachelansicht: Dokumente und Ordner erscheinen als große Kacheln. Sie erkennen schnell ein Vorschaubild und weitere Infos wie Datum oder Seitenanzahl.

  • Listenansicht: Eine tabellarische Darstellung zeigt Name, Datum und „Gesperrt bis“ in Spalten. Sie können so zügig viele Dokumente überblicken.

Hinweis: Um zwischen Kachel- und Listenansicht zu wechseln, klicken Sie rechts oben auf das Listen- bzw. Kachelsymbol.

Drei-Punkte-Menü („…“) im Hauptordner

Neben dem Titel „einfachArchiv“ (oder dem Namen des aktuellen Ordners) befindet sich ein Menü mit folgenden Optionen:

  • Neuen Ordner erstellen

  • Archiv herunterladen (z. B. für eine lokale Sicherung)

Tipp: Wenn Sie „Archiv herunterladen“ auswählen, wird neben den Dokumenten auch eine CSV-Datei mit den zugehörigen Metadaten (z. B. Absender, Empfänger, Dokumenttyp) exportiert.

2. Ordner erstellen und verwalten

Neuen Ordner anlegen

  • Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (…), wählen Sie „Neuen Ordner erstellen“, und geben Sie einen passenden Namen ein, zum Beispiel „Rechnungen 2025“ oder „Verträge laufendes Jahr“.

Ordner optional

  • Ordner sind keine Pflicht. Sie können Ihre Dokumente auch ausschließlich über Tags und Dokumententypen organisieren. Eine flache Hierarchie (ohne Unterordner) kann sinnvoll sein, wenn Sie Ihre Dokumente lieber über die Such- und Filterfunktionen wiederfinden möchten.

Ordnerstruktur

  • Wenn Sie sich für eine Ordnerstruktur entscheiden, können Sie beliebig viele Ebenen anlegen (z. B. „Projekte“ → „Projekt A“).

  • Vermeiden Sie jedoch eine zu tief verschachtelte Struktur, um den Überblick zu behalten.

Unterordner bearbeiten und verschieben

  • Im Unterordner-Menü („…“) können Sie neben „Neuen Ordner erstellen“ auch „Bearbeiten“ oder „Verschieben“ auswählen. Damit ändern Sie den Ordnernamen oder verschieben den gesamten Ordner in eine andere Ebene.

Ordner löschen

  • Über „Diesen Ordner löschen“ entfernen Sie einen Ordner. Dadurch wird nur die Ordnerstruktur entfernt; die Dokumente innerhalb bleiben erhalten (sofern sie nicht einzeln gelöscht werden).

Hinweis: Das angehängte Bild zeigt beispielhaft einen Unterordner namens „GDPR“. Dort können Sie über das Drei-Punkte-Menü weitere Aktionen ausführen.

3. Filter und Sortierfunktionen

3.1 Filterbereich

  • Filter-Schaltfläche
    Klicken Sie oben rechts auf FILTER, um den Filterbereich einzublenden.

  • Datum
    Geben Sie bei Bedarf einen Start- und Endtermin ein, um Dokumente eines bestimmten Zeitraums zu finden.

  • Typ
    Wählen Sie den Dokumententyp (z. B. „Rechnung“, „Vertrag“, „E-Mail“) aus, um nur Dokumente dieses Typs anzuzeigen.

  • Richtung
    Entscheiden Sie, ob Sie eingehende, ausgehende oder alle Dokumente anzeigen lassen möchten.

  • Gesperrt

    • Alle: Zeigt alle Dokumente an.

    • Gesperrt: Zeigt nur Dokumente, deren Sperrfrist aktiv ist.

    • Nicht gesperrt: Zeigt alle Dokumente ohne aktive Sperrfrist.

3.2 Sortieroptionen

  • Sortiermenü
    Neben FILTER finden Sie ein Dropdown (z. B. DATUM). Klicken Sie darauf, um nach Name, Datum oder Gesperrt bis zu sortieren.

  • Auf- und Abwärtspfeil
    Legen Sie fest, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll.

  • Kombination aus Filter und Sortierung
    Wenden Sie zuerst einen Filter an (z. B. nur Rechnungen), und sortieren Sie dann etwa nach Datum, um die neuesten Einträge oben zu sehen.

4. Dokumente öffnen und bearbeiten

  1. Klick auf ein Dokument

    • Sobald Sie ein Dokument in der Übersicht anklicken, öffnet sich die Detailansicht. Dort sehen Sie Metadaten wie Absender, Empfänger, Dokumenttyp und Tags.

  2. Metadaten ändern

    • Sie können z. B. den Absender oder den Dokumenttyp anpassen oder Tags hinzufügen. Alle Änderungen werden im Protokoll bzw. Versionsverlauf dokumentiert.

  3. Download oder Löschen

    • Herunterladen: Über das Download-Symbol in der rechten oberen Ecke können Sie das Dokument auf Ihren Computer speichern.

    • Löschen: Dokumente lassen sich nur löschen, wenn ihre Sperrfrist abgelaufen ist. Sobald Sie ein Dokument löschen, wird es zunächst in den Papierkorb verschoben. Dort können Sie es wiederherstellen, solange es nicht endgültig entfernt wurde.

5. Tipps & Best Practices

  1. Eindeutige Ordnernamen

    • Geben Sie Ordnern prägnante Titel wie „Finanzen 2025“ oder „Personalunterlagen“, damit Sie sich später leichter zurechtfinden.

  2. Dokumententypen konsequent verwenden

    • So filtern Sie schnell nach Rechnungen, Angeboten oder Verträgen.

  3. Tags für Querschnittsthemen

    • Nutzen Sie Tags, um Dokumente projekt- oder abteilungsübergreifend zu gruppieren, unabhängig von Ordnerstrukturen.

  4. Sperrfrist beachten

    • Dokumente mit aktiver Sperrfrist können nicht gelöscht werden, um die revisionssichere Archivierung zu gewährleisten.

  5. Listen- vs. Kachelansicht

    • Wechseln Sie in die Listenansicht, wenn Sie viele Dokumente gleichzeitig auswählen oder filtern möchten. In der Kachelansicht sehen Sie durch Vorschaubilder schneller den Inhalt der Dokumente.

6. Häufige Fragen

Kann ich mein gesamtes Archiv herunterladen?
Ja. Über das Drei-Punkte-Menü (…), das Sie oben links in der Dokumentenübersicht oder im jeweiligen Ordner finden, können Sie „Archiv herunterladen“ bzw. „Diesen Ordner herunterladen“ auswählen. Dabei wird neben den Dokumentdateien auch eine CSV-Datei mit den zugehörigen Metadaten (z. B. Absender, Empfänger, Dokumenttyp) exportiert.

Was bedeutet „Gesperrt bis“ genau?
„Gesperrt bis“ bezeichnet das Datum, bis zu dem ein Dokument nicht endgültig gelöscht werden kann. Es erfüllt damit gesetzliche Anforderungen oder unternehmenseigene Aufbewahrungsrichtlinien.

Was passiert, wenn ich einen Ordner lösche?
Beim Löschen eines Ordners wird die Ordnerstruktur entfernt. Die darin befindlichen Dokumente bleiben im Bereich Dokumente erhalten, sofern sie nicht einzeln gelöscht werden (wobei deren Sperrfrist abgelaufen sein muss).

Mit der Dokumentenübersicht behalten Sie Ihre archivierten Dateien und Ordner stets im Griff. Nutzen Sie Ordner und Tags für eine sinnvolle Struktur, oder filtern und sortieren Sie bei Bedarf, um Dokumente schnell wiederzufinden. Sollten Sie Ihr ganzes Archiv sichern wollen, steht Ihnen die Archiv-Download-Funktion zur Verfügung – inklusive einer CSV-Datei mit allen Dokumentenmetadaten.