Versionierung: Änderungen an Dokumenten lückenlos nachverfolgen

In einfachArchiv können Sie Aktualisierungen an einem Dokument vornehmen – und zwar als neue Version. Dadurch bleibt lückenlos nachvollziehbar, welche Änderungen wann durchgeführt wurden, ohne das ursprüngliche Dokument zu überschreiben. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Versionierung nutzen, wo die bisherigen Versionen einsehbar sind und was dabei hinsichtlich Ihres Dokumentenkontingents zu beachten ist.

1. Versionierung von Dokumenten

Dokumentenstatus

• Sie können neue Versionen sowohl bei Dokumenten im Posteingang als auch bei archivierten Dokumenten hochladen.

• Öffnen Sie dazu das gewünschte Dokument in der Detailansicht und nutzen Sie die Seitenleiste, um eine neue Version hinzuzufügen.

Zugriff über die Seitenleiste

Sobald Sie ein Dokument in der Detailansicht öffnen, finden Sie rechts in der Seitenleiste die Bereiche „Neue Version hinzufügen“ und „Versionsverlauf anzeigen“.

2. Neue Version hinzufügen

Button „Neue Version hinzufügen“

Klicken Sie im rechten Seitenbereich auf „Neue Version hinzufügen“.

Ein Dateiupload-Dialog erscheint, in dem Sie die aktualisierte Datei auswählen können.

Lückenlose Historie

• Ihre bestehende Version des Dokuments bleibt unverändert erhalten.

• Die hochgeladene Datei wird als zusätzliche Version gesichert. So bleiben alle vorherigen Versionen nachvollziehbar.

Eigene Kontingent-Zählung

• Jede neue Dokumentversion zählt als ein eigenes Dokument in Ihrem Kontingent.

• In Einstellungen → Speicherplatz sehen Sie daher nicht nur „Archivierte Dokumente“, sondern auch separat „Versionierte Dokumente“.

3. Versionsverlauf anzeigen

Versionsverlauf

Über den Button „Versionsverlauf anzeigen“ öffnet sich ein Dialog, in dem die älteren Versionen gelistet sind, z. B.:
„Invoice-7FE3CC00-0030.pdf (54,32 KB) – 3.1.2025“

Jede Version wird mit Datum (Uploaddatum) und Dateigröße angezeigt.

Herunterladen

Klicken Sie auf „Herunterladen“ neben einer älteren Version, um genau diese Datei lokal zu sichern oder einzusehen.

So können Sie jederzeit auf vorige Stände zurückgreifen, ohne das Dokumentenmanagement-System zu verlassen.

4. Warum Versionierung?

Revisionssicherheit

Dokumente in einfachArchiv dürfen nicht überschrieben werden. Stattdessen erzeugt jede Änderung eine neue Version. So bleibt nachvollziehbar, wann welche Variante hochgeladen wurde.

Chronologische Bearbeitungshistorie

Bei Verträgen, Angeboten oder Rechnungen kann es vorkommen, dass eine Neufassung nötig ist. Mit der Versionierung liegt jede Änderung gesondert vor.

Keine unbegrenzte Überschreibung

Anders als in Cloud-Laufwerken, wo man ggf. eine Datei ersetzen kann, verlangt einfachArchiv für jede Änderung eine neue Version – was gesetzliche Anforderungen (GoBD etc.) unterstützt.

5. Tipps & Best Practices

Versionen sparsam nutzen

Bedenken Sie, dass jede hochgeladene Version Ihren Kontingentverbrauch erhöht, da sie als eigenes Dokument zählt. Laden Sie daher nur wirklich notwendige Aktualisierungen hoch.

Eindeutige Dateinamen

Benennen Sie Ihre aktualisierte Datei klar, um später zu wissen, was sich geändert hat (z. B. „Rechnung_2025-01-01_korrigiert.pdf“).
Dies erleichtert die Unterscheidung im Versionsverlauf.

Regelmäßige Kontrolle

Prüfen Sie gelegentlich in Einstellungen → Speicherplatz, wie viele Dokumente und versionierte Dokumente Sie nutzen. Passen Sie ggf. Ihren Tarif an, falls sich viele Versionen ansammeln.

6. Häufige Fragen

Wie unterscheiden sich „Archivierte Dokumente“ und „Versionierte Dokumente“ im Speicherplatz?

• Archivierte Dokumente: Ihr normaler Dokumentbestand.

• Versionierte Dokumente: Alle zusätzlich hochgeladenen Versionen, die separat in Ihr Kontingent zählen.

Kann ich eine Version wieder löschen?

Ja, wenn ihre Sperrfrist abgelaufen ist. Jede Version unterliegt denselben Regeln wie ein eigenständiges Dokument. Sobald Sie eine Version löschen, landet sie im Papierkorb (und kann ggf. wiederhergestellt werden, bis sie endgültig entfernt wird).

Was, wenn ich versehentlich statt einer neuen Version ein ganz neues Dokument erstelle?

Sie könnten das „falsche“ neue Dokument löschen und stattdessen als Version hochladen. Bedenken Sie ggf. Sperrfristen oder Papierkorb-Regeln beim Löschen.

Mit der Versionierung in einfachArchiv behalten Sie vollständige Kontrolle über jede Dokumentänderung, ohne die Integrität früherer Stände zu verlieren. So bleiben Ihre Unterlagen revisionssicher und nachvollziehbar, während Sie zugleich immer die aktuellste Fassung im Zugriff haben. Beachten Sie dabei, dass jede neue Version als eigenes Dokument im Kontingent zählt – ein wichtiger Faktor bei der Speicherplatzplanung.