Business Central: Belege automatisch importieren

Microsoft Dynamics 365 Business Central per OAuth2 anbinden und Belege mit Metadaten automatisch ins Archiv übertragen

Geschrieben von Philip Günther

Mit der Business-Central-Anbindung können Belege aus Microsoft Dynamics 365 Business Central automatisch in Ihr Archiv übernommen werden. Die Verbindung läuft technisch über OAuth2 mit einer Microsoft-Entra-App. Für den laufenden Datenaustausch wird kein persönlicher Business-Central-Benutzer benötigt.

1. Was übertragen wird

Die Integration ist für Belegdaten und PDF-Dokumente aus der Business-Central-Standard-API vorgesehen. Standardmäßig können folgende Belegarten abgefragt werden:

  1. Ausgangsrechnungen: Rechnungen an Kunden inklusive verfügbarer Belegdaten und PDF-Datei.
  2. Ausgangsgutschriften: Gutschriften an Kunden inklusive verfügbarer Belegdaten und PDF-Datei.
  3. Eingangsrechnungen: Einkaufsrechnungen inklusive verfügbarer Belegdaten und PDF-Datei, sofern diese in Business Central gespeichert sind.
  4. Eingangsgutschriften: Einkaufsgutschriften inklusive verfügbarer Belegdaten und PDF-Datei.

Zu jedem übertragenen Dokument werden verfügbare Metadaten aus Business Central übernommen, zum Beispiel Belegnummer, Datum, Fälligkeit, Betrag, Status, Kontaktinformationen und weitere verfügbare Felder.

2. Voraussetzungen

Sie benötigen:

  • Microsoft Dynamics 365 Business Central Online oder eine kompatibel konfigurierte Business-Central-Umgebung
  • Zugriff auf Microsoft Entra ID zum Registrieren einer App
  • einen Business-Central-Administrator, der Microsoft-Entra-Anwendungen in Business Central einrichten darf
  • Leserechte auf die benötigten Business-Central-Belege und PDF-Endpunkte
  • Zugriff auf die Synchronisierungseinstellungen im Archiv

3. Microsoft-Entra-App registrieren

Legen Sie im Microsoft Entra Admin Center eine neue App-Registrierung für die Archiv-Anbindung an.

Erfassen Sie anschließend diese Werte:

  • Tenant ID
  • Application (client) ID
  • Client Secret

Für die Business-Central-API benötigt die App in Microsoft Entra die Application Permission Dynamics 365 Business Central / API.ReadWrite.All. Je nach eingesetzten Endpunkten kann zusätzlich Automation.ReadWrite.All relevant sein. Verwenden Sie nur Berechtigungen, die Ihr Business-Central-Administrator für den konkreten Zweck freigibt.

Erteilen Sie anschließend den Admin Consent nach Ihrer internen IT-Vorgabe.

4. App in Business Central einrichten

Öffnen Sie in Business Central die Seite Microsoft-Entra-Anwendungen und legen Sie die App dort mit der Application (client) ID an.

Setzen Sie den Status auf aktiv und weisen Sie der Anwendung die notwendigen Berechtigungssätze zu. Die Anwendung braucht nur Leserechte auf die Belege und Daten, die ins Archiv übertragen werden sollen. Die Berechtigung SUPER sollte einer Anwendung nicht zugewiesen werden.

5. Verbindung im Archiv einrichten

Legen Sie in den Synchronisierungen eine neue Verbindung für Business Central an und tragen Sie die Zugangsdaten ein:

  • Tenant ID: Microsoft-Entra-Tenant des Kunden
  • Client ID: Application (client) ID der registrierten App
  • Client Secret: Secret-Wert der App
  • Environment: Business-Central-Umgebung, zum Beispiel Production oder Sandbox
  • Company ID oder Name: ID oder Name der Business-Central-Firma
  • Ressourcen: optional, nur verwenden, wenn vom Support vorgegeben
  • API Basis-URL: optional, nur für Sonderfälle wie abweichende On-Premises- oder Proxy-Setups

Speichern Sie die Synchronisierung und führen Sie anschließend den ersten Synchronisationslauf aus.

6. Eingangsrechnungen mit Original-E-Mail archivieren

Wenn Eingangsrechnungen per E-Mail eingehen und die Original-E-Mail samt Anhängen revisionssicher archiviert werden soll, ist häufig die Weiterleitung an die persönliche Archiv-E-Mail-Adresse der bessere Weg. Business Central enthält in vielen Installationen nur die ausgelesenen Rechnungsdaten und das Belegbild, aber nicht die ursprüngliche E-Mail mit allen Anhängen.

Prüfen Sie deshalb vor dem Produktivstart kurz, ob Original-E-Mails in Business Central gespeichert und über API oder OData abrufbar sind. Wenn das nicht der Fall ist, sollten Eingangsrechnungen direkt per E-Mail-Weiterleitung archiviert werden.

7. Lieferscheine und kundenspezifische Belege

Nicht jeder Belegtyp ist in jeder Business-Central-Installation über die Standard-API inklusive PDF verfügbar. Wenn Lieferscheine, Reklamationsgutschriften oder kundenspezifische Felder nicht über Standard-API oder OData abrufbar sind, muss der Business-Central-Partner einen passenden API-/OData-Endpunkt oder eine kleine AL-Erweiterung bereitstellen.

8. Fehlerbehebung

Authentifizierung fehlgeschlagen

Prüfen Sie Tenant ID, Client ID, Client Secret, Admin Consent und die Microsoft-Entra-App-Konfiguration in Business Central.

Firma nicht gefunden

Prüfen Sie den Wert für Company ID oder Company Name. Wenn mehrere Firmen existieren, verwenden Sie bevorzugt die eindeutige Company ID.

Keine Dokumente oder PDFs werden übertragen

Prüfen Sie, ob die Anwendung in Business Central die erforderlichen Leserechte auf die Belege und PDF-Endpunkte hat. Prüfen Sie außerdem, ob die gewünschten Belege im gewählten Environment und in der gewählten Company vorhanden sind.

Bestimmte Belege fehlen

Klären Sie mit dem Business-Central-Partner, ob der Belegtyp über die Standard-API oder über einen vorhandenen OData-Endpunkt bereitsteht. Falls nicht, ist ein kundenspezifischer Endpunkt erforderlich.

Weiterführende Microsoft-Dokumentation