Bald im Papierkorb: Bevorstehende Löschungen rechtzeitig prüfen

Der Bereich „Bald im Papierkorb“ zeigt archivierte Dokumente, die in naher Zukunft automatisch in den Papierkorb verschoben werden. Damit erkennen Sie frühzeitig, welche Belege Sie noch prüfen, verlängern oder exportieren sollten.

1. Was „Bald im Papierkorb“ zeigt

1. Vorschau auf kommende Löschläufe
   Angezeigt werden archivierte Dokumente, die innerhalb der nächsten 90 Tage automatisch in den Papierkorb verschoben werden.
2. Noch nicht gelöscht
   Diese Dokumente befinden sich noch im Archiv. Sie sind also nicht mit Dokumenten im Papierkorb zu verwechseln.
3. Hilfreich für Fristenkontrolle
   Gerade bei automatischen Löschregeln erkennen Sie so rechtzeitig, ob Handlungsbedarf besteht.

2. Bereich öffnen

1. Öffnen Sie das Kontomenü oben rechts.

2. Wählen Sie „Bald im Papierkorb“.

3. Dort sehen Sie eine Liste der betroffenen Dokumente.

3. Benachrichtigungen aktivieren

1. Im Bereich „Bald im Papierkorb“ können Sie die Benachrichtigungen zu bevorstehenden Löschungen öffnen.

2. Aktivieren Sie die Option „Benachrichtige mich, wenn Dokumente bald gelöscht werden“.

3. Danach erhalten Sie regelmäßig eine E-Mail, wenn passende Dokumente in Kürze automatisch in den Papierkorb verschoben werden.

4. Was Sie mit dieser Liste tun sollten

1. Betroffene Dokumente prüfen
   Öffnen Sie Dokumente mit nahender Löschung und prüfen Sie, ob sie weiterhin benötigt werden.
2. Aufbewahrung anpassen
   Wenn die Frist verlängert werden soll, kann dies z. B. über den Dokumenttyp relevant werden.
3. Vorher exportieren
   Wenn Dokumente extern gesichert werden sollen, erledigen Sie das noch vor dem automatischen Verschieben.
4. Papierkorb-Folge beachten
   Nach dem automatischen Verschieben liegen die Dokumente zunächst im Papierkorb und werden erst später endgültig entfernt.

5. Unterschied zum Papierkorb

• Bald im Papierkorb: Dokumente sind noch archiviert und nur zur Vorwarnung gelistet.

• Papierkorb: Dokumente wurden bereits verschoben und warten auf Wiederherstellung oder endgültige Entfernung.

6. Tipps & Best Practices

1. Regelmäßig kontrollieren
   Prüfen Sie diesen Bereich besonders dann, wenn automatische Löschregeln aktiv sind.
2. Benachrichtigungen einschalten
   So müssen Sie die Liste nicht ständig manuell aufrufen.
3. Wichtige Fristen mit Dokumenttypen abstimmen
   Wenn regelmäßig zu viele Dokumente hier auftauchen, lohnt sich ein Blick auf Ihre Typ- und Löschregeln.

7. Häufige Fragen

Sind die Dokumente dort schon gelöscht?

Nein. Sie befinden sich noch im Archiv und werden nur als bevorstehende Fälle angezeigt.

Wie weit im Voraus wird die Liste angezeigt?

Der Bereich zeigt Dokumente, die in den nächsten 90 Tagen automatisch in den Papierkorb verschoben werden.

Kann ich mich dazu benachrichtigen lassen?

Ja. Dafür gibt es eine eigene Benachrichtigungsoption in diesem Bereich.

Was passiert danach?

Nach dem Verschieben erscheinen die Dokumente im Papierkorb.

Mit „Bald im Papierkorb“ in einfachArchiv gewinnen Sie einen wichtigen Puffer vor automatischen Löschschritten. So behalten Sie auch bei komplexeren Aufbewahrungsregeln die Kontrolle über kommende Veränderungen im Archiv.