Abrechnung und Einstellungen: Tarif, Rechnungen und globale Optionen verwalten

Ihre Abo-Rechnungen für einfachArchiv finden Sie über Ihr Profil oben rechts → Abrechnung → Rechnungen. Dort können Sie die Rechnungen ansehen und als PDF herunterladen.

Im Bereich „Abrechnung“ verwalten Sie außerdem Tarif, Rechnungsadresse, Rechnungs-E-Mail-Adresse und Zahlungsmethode. Unter „Einstellungen“ finden Sie allgemeine Unternehmensdaten, Team-Sprache, globale Features und die verfügbaren Aktionen zur Eigentumsübertragung und Unternehmenslöschung.

1. Abrechnung und Einstellungen öffnen

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profil.

2. Prüfen Sie, ob das richtige Unternehmen ausgewählt ist. Wechseln Sie bei Bedarf im Profilmenü zum gewünschten Unternehmen.

3. Wählen Sie den passenden Menüpunkt:

   • Abrechnung: Tarif und Speicherplatz, Rechnungsadresse, Rechnungs-E-Mail-Adresse, Zahlungsmethode, Gutscheine und Rechnungen.

   • Einstellungen: Account, Sprache, Features und weitere unternehmensweite Optionen je nach Berechtigung.

Auf „Abrechnung“ haben der Eigentümer, ein Administrator und ein Benutzer mit der Rolle „Abrechnungsverwaltung“ Zugriff. Die allgemeinen „Einstellungen“ stehen dem Eigentümer und Administrator zur Verfügung.

Bei einem zentral abgerechneten Mandanten sind Rechnungsdaten und Rechnungsliste ausgeblendet. Öffnen Sie dafür die „Abrechnung“ des zahlenden Hauptunternehmens. Sie benötigen dort ebenfalls eine Berechtigung für die Abrechnung.

2. Tarif und Speicherplatz verwalten

Öffnen Sie im Profilmenü „Abrechnung“.

1. Aktuellen Verbrauch prüfen: Sie sehen, wie viele Dokumente bereits genutzt wurden und welches Kontingent Ihr Tarif umfasst.

2. Tarif ändern

   • Upgrade: Das größere Kontingent steht sofort zur Verfügung, der neue Tarif wird regulär ab dem nächsten Abrechnungszeitraum wirksam.

   • Downgrade: Möglich, sofern Ihre aktuelle Dokumentenzahl noch in das kleinere Kontingent passt.

3. Tarif kündigen: Nach der Kündigung bleibt der Lesezugriff bestehen, aber neue Dokumente können nicht mehr archiviert oder versioniert werden.

3. Account und Logo

Öffnen Sie im Profilmenü „Einstellungen“.

1. Unternehmensdaten: Unter Account bearbeiten Sie z. B. den Namen des Unternehmens.
2. Logo hochladen: Über „Logo ändern“ hinterlegen Sie ein eigenes Firmenlogo für die Darstellung innerhalb des Systems.

4. Team-Sprache festlegen

1. Sprache öffnen: Im Abschnitt „Sprache“ sehen Sie die aktuell eingestellte Teamsprache.
2. Sprache wechseln: Zur Auswahl stehen derzeit Deutsch und Englisch.
3. Wirkung der Spracheinstellung: Die Teamsprache beeinflusst u. a. automatische Dokumenttitel, Extraktion, Benachrichtigungen, E-Mail-Vorschauen sowie Zahlen- und Datumsformate.

5. Features verwalten

Im Abschnitt „Features“ aktivieren oder deaktivieren Sie globale Funktionen für das Unternehmen.

1. KI-basierte Datenextraktion: Verbessert das Auslesen von Dokumentinhalten.
2. Titel intelligent umschreiben: Erstellt automatisch aussagekräftigere Dokumenttitel.
3. Bilder in E-Mails ignorieren: Verhindert, dass eingebettete Grafiken aus E-Mails als eigene Dokumente importiert werden.
4. Quittungen in E-Mails ignorieren: Verhindert den Import von Quittungen aus E-Mails, wenn in derselben Nachricht bereits eine Rechnung enthalten ist.
5. ZIP-Anhänge in E-Mails entpacken: Entpackt ZIP-Anhänge aus eingehenden E-Mails automatisch. Wenn eine ZIP-Datei nicht entpackt werden kann, wird sie als ZIP im Posteingang abgelegt.

6. Rechnungsadresse, Zahlungsart und Rechnungen

Öffnen Sie im Profilmenü „Abrechnung“. Die folgenden Angaben gehören zum aktuell ausgewählten, selbst zahlenden Unternehmen.

1. Rechnungsadresse pflegen: Aktualisieren Sie hier die Anschrift für Ihre Rechnungen. Dazu gehört auch das Rechnungsland.
2. Rechnungs-E-Mail-Adresse hinterlegen: Neue Abo-Rechnungen werden als PDF-Anhang an diese Adresse versendet. Ist keine gesonderte Rechnungs-E-Mail-Adresse hinterlegt, erhält der Eigentümer die Rechnung an seine Benutzer-E-Mail-Adresse. Sie können auch eine passende Eingangsadresse für die Archivierung hinterlegen.
3. Zahlungsmethode ändern: Hinterlegen oder aktualisieren Sie Karte oder Bankverbindung.
4. Abo-Rechnungen ansehen und herunterladen: Scrollen Sie zum Abschnitt „Rechnungen“. Über die Rechnungsnummer oder das Symbol zum Öffnen in einem neuen Tab sehen Sie die Rechnung im Browser. Mit dem Download-Symbol daneben laden Sie die Rechnung als PDF herunter.

Fehlt der Menüpunkt „Abrechnung“, bitten Sie den Eigentümer um die Rechnung oder um eine passende Berechtigung. Wird „Keine Rechnungen“ angezeigt, prüfen Sie das ausgewählte Unternehmen und ob dafür bereits eine Rechnung ausgestellt wurde. Bei zentral abgerechneten Mandanten finden Sie die Rechnungsliste im zahlenden Hauptunternehmen.

7. Eigentümerschaft eines Unternehmens übertragen

1. Voraussetzung: Im Unternehmen muss bereits mindestens ein weiterer Benutzer vorhanden sein, der die Eigentümerschaft übernehmen kann.
2. Übertragung starten: Im Einstellungsbereich finden Sie die Aktion „Unternehmen übertragen“.
3. Neuen Eigentümer auswählen: Wählen Sie den Benutzer aus, der künftig Eigentümer sein soll.

4. Übertragung bestätigen

   • Bestätigen Sie ausdrücklich die Übernahme.

   • Geben Sie Ihr Passwort ein.

5. Wirkung: Nach der Übertragung verwaltet der neue Eigentümer Abrechnung und Einstellungen. Sie verlieren Ihre Eigentümerrechte, bleiben aber Mitglied im Team.

Wichtig: Nur der neue Eigentümer kann die Eigentümerschaft danach erneut ändern.

8. Unternehmen löschen

1. Sofortiger Zugriffsverlust: Beim Löschen des Unternehmens verlieren Sie unmittelbar den Zugriff.

2. Unterschied zur Tarifkündigung

   • Tarif kündigen: Lesezugriff bleibt bestehen.

   • Unternehmen löschen: Der Zugang endet sofort.

3. Vorher exportieren: Benötigte Dokumente sollten Sie vor dem Löschen exportieren.
4. Interne Vorhaltefrist: Versehentlich gelöschte Unternehmen können unter Umständen noch innerhalb einer internen Frist über den Support wiederhergestellt werden.

9. Tipps & Best Practices

1. Feature-Einstellungen bewusst prüfen: Gerade beim E-Mail-Import beeinflussen globale Features spürbar den späteren Arbeitsablauf.
2. Teamsprache früh festlegen: So vermeiden Sie uneinheitliche automatische Titel und Extraktionsergebnisse.
3. Eigentumsübertragung vorbereiten: Prüfen Sie vorab, ob der künftige Eigentümer bereits alle notwendigen Rechte und den gewünschten Zugang hat.
4. Unternehmenslöschung nie ohne Export: Sichern Sie wichtige Daten immer vorher.

10. Häufige Fragen

Wo finde ich meine Abo-Rechnungen?

Öffnen Sie oben rechts Ihr Profilmenü und wählen Sie „Abrechnung“. Im Abschnitt „Rechnungen“ können Sie Ihre Abo-Rechnungen ansehen und als PDF herunterladen. Bei zentraler Mandantenabrechnung öffnen Sie diesen Bereich im zahlenden Hauptunternehmen.

Warum fehlt der Menüpunkt „Abrechnung“?

Sie benötigen im ausgewählten Unternehmen die Rolle Eigentümer, Administrator oder Abrechnungsverwaltung. Bitten Sie den Eigentümer um die Rechnung oder die passende Berechtigung.

Was passiert nach einer Tarifkündigung?

Sie behalten den Lesezugriff, können aber keine neuen Dokumente mehr archivieren.

Kann ich die Eigentümerschaft auf einen anderen Benutzer übertragen?

Ja. Dafür gibt es in den Einstellungen einen eigenen Übertragungsdialog.

Welche Features beeinflussen den E-Mail-Import?

Insbesondere Bilder in E-Mails ignorieren, Quittungen in E-Mails ignorieren und ZIP-Anhänge in E-Mails entpacken.

Was bewirkt die Teamsprache?

Sie steuert unter anderem automatische Dokumenttitel, Extraktion, Benachrichtigungen, E-Mail-Vorschauen sowie Zahlen- und Datumsformate.

Über „Abrechnung“ verwalten Sie Tarif und Abo-Rechnungen. In den „Einstellungen“ verwalten Sie Sprache, E-Mail-Importregeln und weitere unternehmensweite Optionen.