Philip Günther

Alles zu GoBD, DSGVO und Compliance: Vorlagen, Richtlinien und Praxistipps für eine rechtssichere Archivierung mit einfachArchiv.

GoBD & Datenschutz

Unsere Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt detailliert, wie steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen in einfachArchiv empfangen, verarbeitet, revisionssicher archiviert, bereitgestellt und nach Fristablauf gelöscht werden.
Die Dokumentation dient Ihnen als Muster, um eigene Prozesse GoBD-konform zu beschreiben.

Verfahrensdokumentation nach GoBD (Download)

Was einfachArchiv bei E-Rechnungen technisch prüft und was rechtlich zusätzlich beachtet werden muss

E-Rechnungen: Technische Prüfung und rechtliche Validierung

Feedback geben

Letzte Änderungen

API Dokumentation

Support kontaktieren

Hier erfahren Sie, wie Sie sich in einfachArchiv zurechtfinden, Ihre ersten Dokumente hochladen und archivieren.

Erste Schritte

Einführung in die Benutzeroberfläche und Grundfunktionen

Erste Schritte mit einfachArchiv

Hier finden Sie alle wichtigen Informationen zur täglichen Arbeit in einfachArchiv – vom Posteingang über die Suchfunktion bis hin zum Umgang mit Dokumententypen und Tags.

Grundlegende Funktionen

Dokumente prüfen, Duplikate erkennen und Massenaktionen im Posteingang sicher nutzen

Posteingang: Dokumente effizient verwalten

E-Mails, Anhänge, MSG- und EML-Dateien sowie optionale ZIP- und Quittungsregeln sicher verarbeiten

Persönliche E-Mail-Adresse: Dokumente per E-Mail ins Archiv senden

Archivierte Dokumente verwalten, exportieren, teilen und über Ordner strukturiert organisieren

Dokumente: Überblick & Organisation

Neue Versionen hochladen, ältere Versionen einsehen und separate Dokumentenkontingente für Versionen

Versionierung: Änderungen an Dokumenten lückenlos nachverfolgen

Volltextsuche, Filterbegriffe, Wildcards, UND/ODER-Verknüpfungen und erweiterte Felder (z. B. information.payment_due_date)

Suche: Dokumente effizient auffinden

Absender- und Empfängerdaten pflegen, automatische Logo-Erkennung nutzen und Dokumente einfacher wiederfinden

Kontakte: Absender- und Empfänger verwalten

Dokumenttypen anlegen, Aufbewahrungsfristen definieren und bestehende Belege bei Bedarf aktualisieren

Dokumententypen: Fristen und Kategorien festlegen

Dokumente mit benutzerdefinierten Stichworten gliedern und thematisch gruppieren

Tags: Flexible Verschlagwortung für schnelles Auffinden

Dokumentbezogene und allgemeine Erinnerungen anlegen, wiederholen und komfortabel verwalten

Erinnerungen: Termine und Fristen im Blick behalten

Vollständige Übersicht über sämtliche Aktivitäten im Unternehmen sowie pro Dokument

Protokoll: Lückenlose Nachverfolgung aller Aktionen

Gelöschte Unterlagen sicher im Papierkorb verwalten und bei Bedarf wiederherstellen

Papierkorb: Gelöschte Dokumente wiederherstellen oder endgültig entfernen

Dokumente mit nahender automatischer Löschung überwachen und Erinnerungen zu bevorstehenden Papierkorb-Verschiebungen aktivieren

Bald im Papierkorb: Bevorstehende Löschungen rechtzeitig prüfen

Exporte im Hintergrund erstellen, Status prüfen und fertige ZIP-Dateien rechtzeitig herunterladen

Exporte: Archiv, Ordner und Suchergebnisse herunterladen

In diesem Bereich zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Arbeitsprozesse mit zusätzlichen Einstellungsmöglichkeiten individuell anpassen können. Erfahren Sie, wie Sie beispielsweise Benachrichtigungen bei neuen Dokumenten aktivieren oder die Sperrfrist nach der Archivierung verändern – alles, um Ihre Dokumentenverwaltung noch effizienter zu gestalten.

Fortgeschrittene Funktionen

Bleiben Sie informiert – ohne von Benachrichtigungen überflutet zu werden

E-Mail-Benachrichtigungen bei neu eingegangenen Dokumenten

So korrigieren Sie versehentlich gesetzte Aufbewahrungsfristen in einfachArchiv

Sperrfrist innerhalb von 24 Stunden anpassen oder aufheben

E-Mails zu Dokumenten anzeigen, herunterladen und inklusive ignorierter oder gelöschter Anhänge nachvollziehen

Anzeigen, Herunterladen und Nutzen von E‑Mails zu Dokumenten

Mit der Stapel-Funktion verknüpfen Sie zusammengehörige Dateien und behalten trotzdem den Überblick in Ihrer Ablage. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Stapel anlegen, verwalten und wieder auflösen.

Dokumente in Stapeln organisieren

Archivierte Dokumente sicher per geheimem Link freigeben, schützen und bei Bedarf wieder deaktivieren

Dokumente per Link teilen: Freigabelink mit Passwort und Vorschau

Bestehende Ordnerbäume inklusive Unterordner kopieren und Platzhalter für wiederkehrende Ablagen nutzen

Ordnerstruktur duplizieren: Vorlagen für Jahr und Monat anlegen

Alles rund um die Verwaltung Ihres Unternehmens, die Benutzerrechte und die individuellen Einstellungen.

Administration & Einstellungen

Externe Rechnungs- und Belegquellen anbinden, Dokumente automatisiert importieren und so den Workflow optimieren

Synchronisierungen: Datenabgleich mit externen Diensten

Benutzer einladen, Betriebsprüfungszugänge begrenzen und Ordnerrechte sicher steuern

Benutzerverwaltung: Rollen, Rechte und Zugriffssteuerung

Tarif, Sprache, Features, Eigentumsübertragung und Löschung eines Unternehmens sicher steuern

Einstellungen: Tarif, Rechnungsdaten und globale Optionen verwalten

Name, E-Mail-Adresse und Profilbild ändern, Passwort aktualisieren und Benachrichtigungen einstellen

Mein Profil: Persönliche Daten, Passwort und Benachrichtigungen verwalten

Neue Unternehmen anlegen, im Posteingang wechseln und ein Unternehmen bei Bedarf verlassen

Meine Unternehmen: Firmen verwalten und zwischen ihnen wechseln

Mandanten wie eigenständige Unternehmen anlegen, im Posteingang wechseln und Tarif konfigurieren (ohne eigene Rechnungsdaten)

Meine Mandanten: Zentral abgerechnet, aber mit eigenen Einstellungen

Erfahren Sie, wie Sie einfachArchiv mit externen Diensten verbinden oder eigene Integrationen über die API aufbauen.