Philip Günther

Alles zu GoBD, DSGVO und Compliance: Vorlagen, Richtlinien und Praxistipps für eine rechtssichere Archivierung mit einfachArchiv.

GoBD & Datenschutz

Unsere Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt detailliert, wie steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen in einfachArchiv empfangen, verarbeitet, revisionssicher archiviert, bereitgestellt und nach Fristablauf gelöscht werden.
Die Dokumentation dient Ihnen als Muster, um eigene Prozesse GoBD-konform zu beschreiben.

Verfahrensdokumentation nach GoBD (Download)

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Letzte Änderungen

API Dokumentation

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Hier erfahren Sie, wie Sie sich in einfachArchiv zurechtfinden, Ihre ersten Dokumente hochladen und archivieren.

Erste Schritte

Einführung in die Benutzeroberfläche und Grundfunktionen

Erste Schritte mit einfachArchiv

Hier finden Sie alle wichtigen Informationen zur täglichen Arbeit in einfachArchiv – vom Posteingang über die Suchfunktion bis hin zum Umgang mit Dokumententypen und Tags.

Grundlegende Funktionen

Eingehende Dokumente digital erfassen und kategorisieren

Posteingang: Dokumente effizient verwalten

Ihre persönliche E-Mail-Adresse für den Posteingang nutzen, E-Mail-Anhänge automatisch archivieren und bei Bedarf eine neue Adresse anfordern

Persönliche E-Mail-Adresse: Dokumente per E-Mail ins Archiv senden

Archivierte Unterlagen verwalten, filtern und strukturieren

Dokumente: Überblick & Organisation

Neue Versionen hochladen, ältere Versionen einsehen und separate Dokumentenkontingente für Versionen

Versionierung: Änderungen an Dokumenten lückenlos nachverfolgen

Volltextsuche, Filterbegriffe, Wildcards, UND/ODER-Verknüpfungen und erweiterte Felder (z. B. information.payment_due_date)

Suche: Dokumente effizient auffinden

Absender- und Empfängerdaten pflegen, automatische Logo-Erkennung nutzen und Dokumente einfacher wiederfinden

Kontakte: Absender- und Empfänger verwalten

Dokumentenarten definieren, Aufbewahrungsfristen automatisieren und eine strukturierte Archivierung sicherstellen

Dokumententypen: Fristen und Kategorien festlegen

Dokumente mit benutzerdefinierten Stichworten gliedern und thematisch gruppieren

Tags: Flexible Verschlagwortung für schnelles Auffinden

Wiedervorlagen oder Fälligkeiten für einzelne Dokumente definieren und sich rechtzeitig per E-Mail benachrichtigen lassen

Erinnerungen: Termine und Fristen im Blick behalten

Vollständige Übersicht über sämtliche Aktivitäten im Unternehmen sowie pro Dokument

Protokoll: Lückenlose Nachverfolgung aller Aktionen

Gelöschte Unterlagen sicher im Papierkorb verwalten und bei Bedarf wiederherstellen

Papierkorb: Gelöschte Dokumente wiederherstellen oder endgültig entfernen

In diesem Bereich zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Arbeitsprozesse mit zusätzlichen Einstellungsmöglichkeiten individuell anpassen können. Erfahren Sie, wie Sie beispielsweise Benachrichtigungen bei neuen Dokumenten aktivieren oder die Sperrfrist nach der Archivierung verändern – alles, um Ihre Dokumentenverwaltung noch effizienter zu gestalten.

Fortgeschrittene Funktionen

Bleiben Sie informiert – ohne von Benachrichtigungen überflutet zu werden

E-Mail-Benachrichtigungen bei neu eingegangenen Dokumenten

So korrigieren Sie versehentlich gesetzte Aufbewahrungsfristen in einfachArchiv

Sperrfrist innerhalb von 24 Stunden anpassen oder aufheben

Mit einfachArchiv lassen sich E‑Mails und Dokumente lückenlos miteinander verknüpfen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie E‑Mails direkt beim Dokument einsehen und vollständig herunterladen können.

Anzeigen, Herunterladen und Nutzen von E‑Mails zu Dokumenten

Mit der Stapel-Funktion verknüpfen Sie zusammengehörige Dateien und behalten trotzdem den Überblick in Ihrer Ablage. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Stapel anlegen, verwalten und wieder auflösen.

Dokumente in Stapeln organisieren

Alles rund um die Verwaltung Ihres Unternehmens, die Benutzerrechte und die individuellen Einstellungen.

Administration & Einstellungen

Externe Rechnungs- und Belegquellen anbinden, Dokumente automatisiert importieren und so den Workflow optimieren

Synchronisierungen: Datenabgleich mit externen Diensten

Neue Benutzer einladen, Rollen festlegen und den Zugriff auf Ordner (und damit auf Dokumente) steuern

Benutzerverwaltung: Rollen, Rechte und Zugriffssteuerung

Speicherplatz prüfen, Zahlungsinformationen aktualisieren und globale Features verwalten

Einstellungen: Tarif, Rechnungsdaten und globale Optionen verwalten

Name, E-Mail-Adresse und Profilbild ändern, Passwort aktualisieren und Benachrichtigungen einstellen

Mein Profil: Persönliche Daten, Passwort und Benachrichtigungen verwalten

Neue Unternehmen anlegen, im Posteingang wechseln und ein Unternehmen bei Bedarf verlassen

Meine Unternehmen: Firmen verwalten und zwischen ihnen wechseln

Mandanten wie eigenständige Unternehmen anlegen, im Posteingang wechseln und Tarif konfigurieren (ohne eigene Rechnungsdaten)

Meine Mandanten: Zentral abgerechnet, aber mit eigenen Einstellungen

Erfahren Sie, wie Sie einfachArchiv mit externen Diensten verbinden oder eigene Integrationen über die API aufbauen.