GoBD- und IDW-PS-880-Zertifizierung: Was sie bedeutet

Wie die Zertifizierung die revisionssichere Archivierung unterstützt und welche Pflichten beim Unternehmen bleiben

Geschrieben von Philip Günther

einfachArchiv ist nach GoBD und IDW PS 880 zertifiziert. Die Zertifizierung unterstützt Sie dabei, steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen nachvollziehbar und revisionssicher zu archivieren.

1. Was die Zertifizierung einordnet

  1. System und technische Prozesse: Die Zertifizierung bezieht sich auf die eingesetzten Verfahren und Kontrollen zur revisionssicheren Archivierung.
  2. Nachvollziehbarkeit: Änderungen, Versionen, Sperrfristen, Protokolle und Löschprozesse helfen dabei, den Lebenszyklus eines Dokuments nachvollziehbar abzubilden.
  3. Unterstützung bei Prüfungen: Eine Zertifizierung kann bei internen Kontrollen, Jahresabschlussarbeiten oder Betriebsprüfungen als wichtiger Nachweis dienen.

2. Was trotzdem in Ihrer Verantwortung bleibt

Die Zertifizierung ersetzt nicht Ihre eigenen organisatorischen Pflichten. Sie sollten weiterhin sicherstellen, dass:

  • relevante Unterlagen vollständig in einfachArchiv abgelegt werden

  • Dokumenttypen, Fristen und Berechtigungen fachlich korrekt eingerichtet sind

  • Benutzer nur die Rechte erhalten, die sie wirklich benötigen

  • Ihre eigene Verfahrensdokumentation aktuell ist

  • interne Prozesse regelmäßig geprüft und angepasst werden

3. Verfahrensdokumentation nutzen

Für die Beschreibung Ihrer eigenen Abläufe können Sie den Artikel „Verfahrensdokumentation nach GoBD (Download)“ nutzen. Dort finden Sie Hinweise zur Vorlage und dazu, welche unternehmensspezifischen Angaben ergänzt werden müssen.

Wichtig ist, dass Ihre Verfahrensdokumentation zu Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise passt. Aktualisieren Sie sie nach wesentlichen Änderungen an Abläufen, Rollen, Importwegen oder Aufbewahrungsregeln.

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5. Häufige Fragen

Bedeutet die Zertifizierung, dass alle meine Prozesse automatisch GoBD-konform sind?

Nein. Die Zertifizierung unterstützt die revisionssichere Archivierung im System. Ihre eigenen Prozesse, Verantwortlichkeiten und Verfahrensdokumentation müssen trotzdem korrekt gepflegt werden.

Muss ich weiterhin eine eigene Verfahrensdokumentation führen?

Ja. Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Ihr Unternehmen Dokumente empfängt, prüft, archiviert, nutzt und nach Fristablauf behandelt. Nutzen Sie dafür die oben verlinkte Vorlage und passen Sie sie an Ihre tatsächlichen Abläufe an.

Hilft die Zertifizierung bei einer Betriebsprüfung?

Ja, sie kann als Nachweis für die eingesetzten Systemprozesse hilfreich sein. Zusätzlich sollten Sie Ihre eigene Verfahrensdokumentation und interne Nachweise bereithalten.

Die Zertifizierung stärkt die technische Grundlage Ihrer revisionssicheren Archivierung. Für eine saubere Gesamtdokumentation bleiben Ihre eigenen Prozesse und Zuständigkeiten dennoch entscheidend.